Como preparar um plano de continuidade de negócios para sua pequena empresa
Um plano que protege contra a interrupção dos negócios em caso de imprevistos. Ou, se preferir, “... os procedimentos empregados para garantir a retomada oportuna e ordenada do ciclo de negócios de uma organização por meio de sua capacidade de executar planos com interrupção mínima ou inexistente em operações comerciais ou de serviços sensíveis ao tempo” ( Facility Management Journal).
Os objetivos do planejamento de continuidade de negócios incluem:
- Garantir a saúde e a segurança de todo o pessoal
- Minimizando interrupções na capacidade do negócio de fornecer seus produtos e / ou serviços
- Minimizar perdas financeiras
- Ser capaz de retomar as operações críticas dentro de um tempo especificado após um desastre
Um plano de continuidade de negócios bem pensado pode significar a diferença entre a sobrevivência e o fracasso da sua empresa se ocorrer um desastre. Um incêndio, uma inundação, uma falha no disco rígido ou roubo de dados - qualquer um ou todos eles podem colocar sua empresa fora de serviço. Reservar um plano de continuidade de negócios ajudará a garantir que sua empresa possa retomar as operações no menor tempo possível.
Para criar um plano de contingência de negócios:
1) Determine quais são os principais riscos para a sua pequena empresa.
É roubo de dados? Inundação? Tremor de terra? Descobrir quais tipos de desastres são mais prováveis irá ajudá-lo a concentrar seu plano de continuidade e não perder tempo e dinheiro se preparando para algo que é muito improvável que aconteça.
Não faz sentido planejar como se recuperar de um terremoto, por exemplo, se o seu negócio não estiver localizado em uma zona de terremotos. Mas não se esqueça dos riscos crescentes que são frequentemente negligenciados por pequenas empresas, como ataques cibernéticos, atividades de hackers e sabotagem.
2) Decida o que seria absolutamente essencial para a sua pequena empresa começar a operar novamente se um desastre comercial o fechasse e adotasse medidas para garantir que esses itens essenciais estivessem disponíveis rapidamente.
Esses itens essenciais podem incluir pessoal, dados, equipamentos, alocações financeiras e proteção de infraestrutura.
Quais pessoas são fundamentais para suas operações? Quais equipamentos você precisa para continuar produzindo e entregando seus produtos e / ou serviços críticos? Talvez um arranjo possa ser feito com outra empresa que tenha o equipamento que você precisa. Quais suprimentos são necessários? Descubra com antecedência quem seriam os fornecedores ou expedidores alternativos se seu arranjo atual não estiver funcionando. Por quanto tempo o seu negócio poderia funcionar se o seu fluxo de renda fosse desligado? Onde você conseguiria o dinheiro para continuar?
2) Prepare um plano de evacuação em caso de desastre físico.
Passe por cima com pessoal e publique-o visivelmente em todas as suas instalações comerciais. Como o pessoal saberá que precisa evacuar? O que eles devem fazer quando são notificados de uma evacuação? Quais rotas estão disponíveis fora do (s) prédio (s)? Onde as pessoas devem se encontrar fora do prédio? Quem é responsável por verificar se todos estão em segurança?
3) Crie um sistema de fan-out de comunicações.
Se algo acontecesse na sua empresa, quem seria responsável por notificar cada pessoa que trabalha lá? Certifique-se de que as listas de contatos por telefone e e-mail estejam atualizadas e que as pessoas responsáveis pelo contato com outras pessoas tenham listas impressas, pois toda a tecnologia falha mais cedo ou mais tarde e, geralmente, no momento mais inconveniente.
Também decida quem será responsável pela comunicação com o público e como (atualizando o site da empresa , postando nas mídias sociais , press releases, sinais nas janelas, anúncios de rádio etc.)
4) Certifique-se de que seus kits de emergência no local estejam completos e atualizados.
Essas listas de verificação de kits de primeiros socorros no local de trabalho da St. John Ambulance mostram exatamente o que os kits de primeiros socorros para empresas de vários tamanhos precisam conter com base no número de funcionários. Dependendo de que tipos de desastres podem acontecer em sua área, você pode querer adicionar outros suprimentos. Por exemplo, um galão de água por pessoa por dia é um dos suprimentos recomendados nessa lista de Suprimentos de Emergência para a Loja de Varejo.
5) Tome medidas agora para proteger os dados da sua empresa.
Seus dados corporativos são seu ativo mais valioso. Se foi roubado ou destruído, o seu negócio poderá rapidamente voltar a funcionar ou mesmo continuar?
3 Passos para o Backup de Dados Bem Sucedido explica como você pode ter a tranquilidade de saber que seus dados de negócios estão protegidos e estarão acessíveis novamente rapidamente. A proteção de dados é uma das muitas vantagens de mudar sua empresa para a computação em nuvem .
6) Assegure-se de que sua empresa tenha um seguro adequado.
O seguro contra incêndios é o tipo que vem à mente, mas o fogo certamente não é o único desastre possível que sua pequena empresa pode experimentar. Além de outros desastres físicos óbvios, como inundações ou danos causados pelo vento, considere os danos que podem resultar de roubo, por exemplo. Além disso, há o possível fator de responsabilidade se sua pequena empresa estiver envolvida em atividades que possam levá-lo a processos judiciais.
Escolhendo o tipo adequado de seguro para cobrir seus riscos e ter uma cobertura de seguro boa e atualizada irá percorrer um longo caminho para obter seu pequeno negócio em funcionamento novamente se ocorrer um desastre.
8) Conheça seus vizinhos.
Abrir as linhas de comunicação com os proprietários de negócios ao seu redor pode realmente beneficiar o planejamento de continuidade dos negócios. Deixe-os saber o que você espera fazer e veja se consegue envolvê-los. Você pode compartilhar os custos de algumas despesas relacionadas ao planejamento de continuidade ou fazer arranjos para ajudar uns aos outros em caso de desastre. Planos de emergência coordenados são especialmente importantes para empresas que compartilham espaços adjacentes, como aqueles em shoppings ou ao longo das ruas da cidade.
9) Confira programas e recursos locais.
Sua cidade, cidade ou Comitê Business In Action pode ter planos de contingência / planos de resposta a desastres ou fornecer recursos que tornarão mais fácil para você montar seu próprio plano. Por exemplo, a cidade de Ottawa oferece informações sobre a preparação para emergências para empresas de Ottawa em seu site, e oferece workshops de treinamento sobre o assunto. Veja o que está disponível em sua cidade antes de começar a escrever seu próprio plano de desastre comercial.
10) Coloque tudo junto.
Ao trabalhar no seu plano de continuidade, junte todas as peças em formato impresso. (As cópias digitais são boas, mas não são muito úteis se a energia acabar e / ou os dispositivos digitais não puderem ser usados.) Um fichário de três toques funciona bem. Inclua o plano de evacuação da sua empresa, plano de comunicação, informações sobre kits de emergência e apólices de seguro, medidas de proteção de dados e itens essenciais operacionais, bem como detalhes de quaisquer acordos que você tenha feito para manter ou colocar as coisas em funcionamento novamente.
11) Mantenha seu plano de contingência de negócios acessível.
Por último, mas não menos importante, você quer ter certeza de manter seu plano de desastre em um local de fácil acesso e certificar-se de que todos que precisam saber onde está sabem sua localização. Você também deve atribuir uma pessoa e um segundo para pegar o plano de contingência do negócio na saída se o desastre de negócios exigir a saída das instalações.
12) Use o seu site de negócios e mídias sociais
Seu site de negócios e plataformas de mídia social como Facebook , LinkedIn e Twitter são excelentes maneiras de se comunicar com clientes e parceiros de negócios no caso de uma emergência. Não deixe que seus clientes se perguntem se você está aberto ou não quando ocorre um desastre - um post rápido no Facebook pode mantê-los atualizados.
O planejamento de continuidade de negócios compensa
É fácil adiar o planejamento de continuidade de negócios. Há sempre "crises" imediatas que exigem nossa atenção. Mas o quão significativo eles são realmente comparados a um evento que interrompe seu negócio por horas, dias ou semanas? Tomando o tempo para preparar um plano de continuidade de negócios terá um enorme retorno se desastre nunca atinge.