Mesmo em uma economia em crescimento, muitas vezes as despesas de viagem são percebidas como muito altas para esses tipos de eventos e muitos profissionais simplesmente optam por ficar sem.
Apesar da mudança, a maioria das empresas e organizações ainda vê o impacto importante das reuniões. Na economia de hoje, hospedar reuniões bem-sucedidas pode significar um foco na realização de reuniões locais e centralizadas que alcancem menores custos de viagem, mas, o que é mais importante, significará empregar essas dez dicas para aumentar a participação nas reuniões.
Fazer lembretes
Depois que os convites iniciais forem enviados, faça um lembrete e faça ligações telefônicas para o maior número possível de convidados, estenda um convite pessoal e recomende que eles participem do evento. Historicamente, o acompanhamento por telefone aumenta drasticamente o comparecimento às reuniões de negócios. Não deixe de falar sobre o próximo evento em outros eventos de negócios. O boca a boca ainda pode ser uma ótima maneira de criar um buzz, o que nos leva à próxima dica.
Espalhe a palavra
Divulgue as notícias sobre o seu evento em qualquer lugar e em qualquer lugar, incluindo publicações locais, publicações nacionais, publicações de membros, publicações comerciais, boletins informativos pessoais e qualquer outra ferramenta de comunicação disponível.
Não deixe de pensar em quais ferramentas atingem seu público-alvo.
Promover on-line (site da empresa, mídias sociais e e-mail)
Poste os detalhes do evento no site da sua empresa. Promova o evento em seu blog e boletim eletrônico mensal. Publique detalhes do evento nas mídias sociais onde seu público-alvo está ativo, como LinkedIn , Facebook e Twitter.
Incentive os membros da sua organização a fazer o mesmo. Peça-lhes para compartilhar o link do evento com suas conexões, amigos e seguidores. Se você participar de comunidades on-line relevantes, como os fóruns do setor, promova seu evento nessas comunidades.
Incorporar convites em todos os lugares
Outra maneira de divulgar os possíveis clientes é fazer convites para participar de seus eventos em todos os seus métodos de comunicação empresarial. Adicione uma linha na sua assinatura de e-mail com um link para o site ou convite do evento personalizado. Se você tiver um correio de voz ou uma mensagem de espera online, inclua as informações do evento na mensagem gravada.
Use sua rede social e sua rede
Redes sociais são sobre o crescimento do grupo de pessoas que você considera amigos, clientes, parceiros de negócios e conhecidos profissionais. Obter o atendimento que você está procurando é mais fácil quando seus participantes são incentivados a trazer uma relação de convidado ou de negócios. E não presuma que as pessoas da sua própria rede já sabem sobre o evento. Nunca é demais chegar e lembrá-los.
Incluir um orador convidado Quem é um sorteio
O objetivo da reunião, tema, tema e palestrantes convidados devem ser relevantes, atualizados e divertidos.
Uma maneira bem-sucedida de aumentar a participação em eventos de negócios é trazer palestrantes convidados, especialmente se eles trabalham no mesmo setor ou setor relacionado. Você também deve considerar ter um emcee que seja interativo e divertido.
Escolha um ótimo local para eventos
Escolha um novo evento e um local de evento interessante. Se o grande atrativo é a cidade escolhida ou o local em si, é mais provável que as pessoas participem de um evento que seja conveniente e ofereça a oportunidade de desfrutar de um ótimo ambiente. Certifique-se de que o evento esteja em um local conveniente para seus participantes e considere outras conveniências como estacionamento ou transporte público para o local.
Seja criativo
O objetivo é tornar um evento único. Oferecer novas atividades; usar um novo formato interativo durante a apresentação; faça um esforço para ser original.
Esteja atento à sua agenda. Não use os brindes tradicionais no final quando os participantes estiverem prontos para sair. Considere incluir uma sessão sobre inovação que envolva os participantes no planejamento de sua próxima conferência / evento. Uma sessão que seja divertida e informativa terá um impacto positivo na participação em eventos futuros. Faça uma sessão de brainstorming e leve as idéias de volta ao seu comitê de planejamento para o evento do próximo ano.
Enviar pesquisas de comentários
Se você incluir uma sessão de brainstorming ou não, maximizar o seu sucesso no futuro, enviando pesquisas de feedback após o evento. Sempre peça sugestões de tópicos futuros e até mesmo críticas construtivas, pois obter esse feedback é muito útil para planejar reuniões e eventos futuros.
Por exemplo, algumas pessoas preferem seminários pela manhã e outras preferem programas à tarde. Alguns gostam de terças e outros como quintas-feiras. Em sua pesquisa de feedback, descubra o que seus participantes gostaram e gostariam de ver no evento. O acompanhamento é a chave para o sucesso do seu marketing.
Ouça e Entregue
É sempre importante ouvir as necessidades de seus participantes e participantes, mas se você pedir feedback, mostre que está ouvindo. Como diz o velho ditado, temos dois ouvidos e uma boca, então devemos ouvir o dobro do que falamos. Tenha sempre em mente que a participação no seu evento pode estar relacionada à qualidade dos eventos anteriores que você já hospedou. Construa uma reputação para ouvir as necessidades e desejos de seus convidados e cumprir essas promessas.