Habitação para os empregados que trabalham no exterior
Empregado Habitação: dedutível para o seu negócio?
Se você pagar pela moradia para os empregados, essa despesa é geralmente considerada dedutível para você como empregador como despesa de negócios .
Ou seja, você pode incluir esses custos na declaração de impostos da sua empresa se puder mostrar que eles estão diretamente relacionados.
Empregado Habitação: tributável para seus funcionários?
Os benefícios dos empregados são quase sempre tributáveis ao empregado, porque fazem parte do rendimento do empregado. Para alguns benefícios, no entanto, existem algumas maneiras pelas quais o benefício pode ser não tributável (o IRS as chama de "excluídas").
Os benefícios de moradia dos funcionários podem ser excluídos se essas três condições forem atendidas (todas elas):
1. O alojamento é fornecido nas instalações do empregador. Para um trabalhador doméstico, sua casa seria o local de trabalho.
2. O alojamento é fornecido para a conveniência do empregador. Você deve ter uma "razão comercial substancial" para dar a habitação, não apenas como uma forma de pagar ao empregado uma remuneração adicional.
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3. O funcionário deve aceitar o alojamento como condição de emprego. Uma condição de emprego, também chamada de termos de emprego, é algo com que o empregado e o empregador concordam no início do emprego.
Ambas as partes concordam em cumprir estes termos. Nesse caso, você deve exigir que os funcionários morem na propriedade comercial para que possam "desempenhar adequadamente suas obrigações". Essa condição pode estar relacionada a um funcionário que deve estar sempre no local ou quando sua propriedade estiver em um local remoto.
Alguns exemplos de habitação que atendem aos critérios e não são tributáveis para o empregado:
- Funcionários de pesca que vivem em um barco fornecido pela empresa
- Um funcionário da construção que trabalha em um local remoto sem nenhuma outra moradia disponível
- Uma babá que deve cuidar de crianças em todas as horas
Um exemplo de moradia que é tributável é se você der a um empregado um lugar para ficar ou oferecer um subsídio de moradia porque ele tem um longo trajeto. Isso não é uma condição de emprego. A condição de exigência de emprego significa que o empregado não pode fazer o seu trabalho sem ficar em sua propriedade.
Habitação e Refeições
Se as refeições não estiverem disponíveis para os funcionários que moram na sua propriedade, as refeições para os funcionários que são fornecidas em sua propriedade comercial e para sua conveniência também serão excluídas dos impostos. Faz sentido que, se você oferecer moradia nessa base, também terá que dar refeições aos empregados.
Restrições aos Benefícios de Habitação
Além dos três critérios acima, existem algumas outras razões pelas quais seus pagamentos por moradia de funcionários podem ser tributáveis aos funcionários.
- A moradia dos funcionários não pode ser incluída em um plano de benefícios de cafeteria para funcionários.
- Se você pagar aos funcionários um subsídio de moradia ou permitir que o funcionário receba um pagamento extra em vez de fornecer moradia, ele será considerado tributável, mesmo que a moradia no local seja uma das opções.
- Habitação como parte de um benefício de educação é considerado tributável para o empregado.
O que sobre o empregado habitação no exterior?
Os mesmos requisitos devem ser atendidos para os funcionários que trabalham no exterior . O valor do alojamento do empregado deve ser (a) no local de sua empresa, (b) para a conveniência de sua empresa, e (c) o funcionário deve aceitar a moradia como uma condição de emprego.
Conhecendo as Qualificações
O IRS considera cada uma dessas situações, caso a caso. Em cada caso, os três fatores são revisados e o IRS decide que o benefício habitacional é ou não tributável ao empregado.
Como mostro o valor do benefício de moradia de um empregado?
Se o benefício de moradia não atender aos critérios acima, ele deve ser incluído na receita do funcionário para o relatório de imposto. Você precisará incluir esse valor no formulário W-2 anual do funcionário no Quadro 1.
Use o valor justo de mercado do custo para determinar o valor.
Quaisquer valores que o empregado pagar pelo aluguel ou o custo de moradia são deduzidos do valor W-2. Este benefício está sujeito a impostos de renda e impostos FICA (Previdência Social e Medicare) e deve ser incluído no W-2 na Caixa 3 (Salários da Seguridade Social) e na Caixa 5 (Salários Medicare). Se você não incluir um valor para esse benefício no contracheque do funcionário, informe ao funcionário o valor, para que ele possa planejar esse imposto adicional no momento do imposto.
Para maiores informações:
A Receita Federal discute a hospedagem de funcionários em várias publicações:
- Publicação 15-B: Guia Fiscal do Empregador para Benefícios Adicionais
- Publicação 525: Rendimentos tributáveis e não tributáveis