Datas de vencimento, como preencher, para onde enviar formulários W-2
Um formulário W-2 é uma declaração que deve ser preparada pelos empregadores todos os anos para os funcionários, mostrando os ganhos brutos totais do funcionário, os rendimentos da Previdência Social, os rendimentos da Medicare e os impostos federais e estaduais retidos do empregado. O objetivo deste formulário é fornecer ao funcionário informações que devem ser incluídas em seu formulário de imposto de renda. Ele também fornece à Administração da Previdência Social e às informações do IRS para verificar a declaração de imposto de renda do empregado.
Quando é o formulário W-2 devido?
MUDANÇA IMPORTANTE: A partir dos relatórios fiscais anuais de 2016 e de todos os anos subsequentes, os formulários W-2 e W-3 devem ser preenchidos na Administração da Previdência Social (SSA) até 31 de janeiro do ano seguinte. Assim, para pagamentos de impostos de 2017, você deve arquivar até 31 de janeiro de 2018. A alteração foi implementada para reduzir a fraude fiscal. Os prazos do relatório anual de imposto sobre folha de pagamento de 2018 para os pagamentos de impostos de 2017 mostram os prazos exatos para o ano atual.
O formulário W-2 deve ser fornecido aos funcionários até o final de janeiro, com informações do ano anterior. Este prazo não mudou. Os W-2s devem incluir um formulário de transmissão W-3, a menos que você esteja preenchendo on-line com o SSA. O prazo de 31 de janeiro aplica-se a envios enviados pelo correio e on-line para o SSA. O arquivamento após o prazo pode resultar em penalidades de arquivamento tardio.
Sim, você deve arquivar W-2s com o Social Security Administration (SSA) no mesmo prazo que você fornece formulários para os funcionários.
Este é um bom motivo para dar aos funcionários seus formulários no início de janeiro, para que você possa localizar e corrigir erros antes de arquivar com o SSA.
Partes do formulário W-2
Um formulário W-2 é um formulário multipartes:
- Copiar A vai para a Administração da Segurança Social. A cópia A é geralmente impressa em uma forma vermelha espacial que pode ser escaneada por laser. Se você estiver arquivando uma cópia em papel, deverá usar apenas o papel fornecido pelo SSA.
- A cópia 1 é para a cidade, estado ou localidade
- Cópia B é para arquivar com o retorno de imposto federal do empregado
- A cópia C é para os registros do funcionário
- A cópia 2 é outra cópia para uma cidade, estado ou localidade
- A cópia D é para os registros do empregador.
Onde posso obter formulários W-2?
Você não pode simplesmente copiar o formulário W-2 da internet. Conforme mencionado acima, a cópia A do formulário é impressa em papel especial. Você deve usar os formulários oficiais. Você pode obter os formulários oficiais W-2 em uma loja de cópias, alguns programas de software fiscal (procure a versão para pequenas empresas) ou seu preparador de impostos.
Quais informações eu preciso para preencher formulários W-2?
Informações sobre o seu negócio
Para cada W-2, você precisará incluir informações sobre sua empresa:
- O seu número de identificação do empregador
- O nome da sua empresa
- Seu endereço comercial
- Número de ID do imposto estadual da sua empresa (verifique com o departamento de receita do seu estado)
Informações sobre seus funcionários
Para cada funcionário, você precisará de informações pessoais atualizadas:
- Número da Segurança Social ou outro número de identificação fiscal
- Nome
- Endereço
Informações sobre os ganhos dos empregados
Em seguida, você precisará de informações sobre o total de salários e retenção para cada funcionário no ano passado:
- Salário total, receita de gorjetas e outras compensações
- Total de salários da Previdência Social (até o máximo da Previdência Social )
- Salário total do Medicare (igual ao total de salários)
- Dicas de Previdência Social e dicas alocadas
Informações sobre planos de aposentadoria
Na Caixa 12, será necessário indicar, para cada W-2, se cada funcionário participa de um plano de aposentadoria ou de um plano não qualificado da sua empresa, se esse funcionário é um funcionário estatutário ou se a pessoa recebeu pagamento por doença de terceiros. .
Informações sobre Benefícios Especiais
A Caixa 13 do W-2 requer informações sobre deduções para planos de benefícios de funcionários e outras deduções que devem ser relatadas na declaração de imposto de renda do empregado. As instruções para o Formulário W-2 contêm um guia de referência para os códigos da Caixa 13.
Número de Controle (Opcional)
Você pode adicionar um número de controle interno em cada formulário W-2 se estiver pagando muitos funcionários. Você pode gerar o número sozinho ou o software de preparação da folha de pagamento pode gerar esse número.
Onde encontro as informações para o W-2?
As informações deste formulário vêm do seu registro de folha de pagamento , que mostra os totais acumulados no ano para cada funcionário referentes a salários e retenção, além de deduções para planos médicos, contas de poupança de saúde e outros itens. Você também precisará de um formulário W-4 atual para cada funcionário. O formulário W-4 é usado pelo empregado para lhe fornecer seu endereço e número de seguro social (ou número de contribuinte ).
Como faço para preencher o formulário W-2?
Este artigo sobre como preencher o formulário W-2 orienta você pelo processo, passo a passo .
Como faço para enviar o formulário W-2? Posso enviar estes formulários online?
Você envia o formulário W-2 para a Administração da Previdência Social (SSA) até o final de fevereiro. Sim, você pode enviar esses formulários on - line para o SSA usando o serviço Business Online. Se você tiver 250 ou mais formulários W-2, deverá enviá-los para o SSA on-line.
E se eu cometer um erro em um formulário W-2?
Antes de enviar esses formulários para os funcionários, verifique esses erros comuns. Se você cometer um erro, poderá corrigir facilmente o formulário e devolver o formulário corrigido ao funcionário. Se o erro for descoberto depois de você ter enviado os formulários para a Administração do Seguro Social, aqui está o processo para corrigir o formulário . Você também deve reenviar o formulário de transmissão W-3.