A emissão desses cartões aos funcionários significa que eles podem realizar determinadas transações em nome da empresa e, posteriormente, arquivar todos os recebimentos para o gerente financeiro principal no final de cada mês. Como uma empresa, em vez de emitir adiantamentos em dinheiro para todos os funcionários, os cartões de crédito corporativo acabam sendo a melhor opção, já que você não estará envolvido nos aborrecimentos de dar dinheiro.
No entanto, antes de emitir cartões corporativos, você precisa colocar medidas de precaução no lugar. Sem fazê-lo, existe a possibilidade de alguns funcionários abusarem dos fundos da empresa . O risco de compras não autorizadas aumenta quando os cartões de crédito corporativos estão em suas mãos e não há medidas de proteção em vigor. Para controlar esse risco, as políticas a seguir ajudarão:
No começo, defina as expectativas
Ao emitir os cartões, é aconselhável definir e informar todos os funcionários sobre o que se espera deles quando se trata de uso do cartão. Você precisa estabelecer uma política que explicite vividamente a responsabilidade do titular do cartão, o tipo de despesas em que os cartões devem ser usados e o tipo de documentos que deve ser enviado para cada despesa.
Essa é uma das principais coisas que toda empresa deve implementar para restringir o uso do cartão pelo portador do cartão. Sem isso, sua empresa incorrerá em despesas extras que nunca foram orçadas, o que, a longo prazo, aumenta o custo de operação da empresa.
Certifique-se de que as regras do cartão sejam devidamente compreendidas
Como sabemos, a maioria dos funcionários não possui a cultura da leitura. Isso significa que se você distribuir os cartões corporativos dos funcionários com uma cópia legal das regras sem analisá-los sobre como ou o que é esperado com relação ao uso do cartão, isso não ajudará, pois muitos deles podem usar o cartão sem ler o cartão. regras.
Para evitar o cenário acima, é bom organizar uma reunião com os funcionários e conduzi-los pela política. Depois disso, seria bom que eles reconheçam a compreensão da política por escrito. Isso significa que, no caso de um funcionário contrariar o que a política declara, medidas apropriadas devem ser tomadas.
Seja interessado em gastar
Às vezes, a maioria dos funcionários tende a ir contra as regras e acaba gastando mais do que o descrito na política. Com isso em mente, é bom manter o controle sobre o uso dos cartões de crédito da empresa . O diretor financeiro deve informar aos supervisores em cada departamento que eles terão a responsabilidade de supervisionar os funcionários com cartões naquele departamento.
Isto irá de alguma forma minimizar o uso indevido de cartões por parte dos funcionários. Quando um funcionário sabe que há alguém monitorando os gastos com cartão, temerá se envolver em qualquer compra não permitida que não esteja declarada na política.
Tenha medidas de proteção no lugar
O dinheiro é um recurso econômico e, portanto, é muito escasso. Isso significa que, quando um funcionário abusa dos privilégios de uso do cartão, o ônus é transferido imediatamente para a empresa. Com isso em mente, não há problema em você colocar limites de gastos em cada cartão.
Os que ocupam cargos gerenciais podem receber limites mais altos em comparação com os dos escalões inferiores. Esta medida destina-se a reduzir o risco de efetuar transações não autorizadas. O limite de gastos definido nunca deve ser superado e deve ser declarado na política. Se algum funcionário ultrapassar o limite, o valor extra deve ser deduzido de sua folha de pagamento mais uma penalidade.
Realize sempre uma revisão anual
O programa de cartão de crédito da empresa deve ser revisto ano após ano. Isso ocorre porque alguns funcionários podem ter passado de um departamento para outro e, como cada departamento tem um limite de gastos específico, é necessário fazer uma revisão anual do programa.
Isso também permite que os chefes de departamentos emitam novos limites de gastos de acordo com as responsabilidades de cada funcionário. Se um funcionário trabalha em um departamento que não precisa mais de um cartão de crédito corporativo, ele pode ser removido do programa.
Aumente a eficiência fazendo follow ups
É bom que você tenha alguém que não faz parte de sua empresa ou que nem um titular de cartão faça resumos de transações em nome da empresa e os envie para você no final de cada mês. O objetivo principal desta pessoa designada será listar os nomes dos funcionários que não entregaram explicações e declarações oportunas sobre o uso do cartão.
Essa é uma maneira fácil de monitorar quais funcionários estão aderindo às políticas do cartão e quais não estão. Depois de um certo período de tempo, você pode optar por chicotear os detentores de cartão perpétuo que sempre vão contra as políticas, tirando as cartas temporariamente ou mesmo permanentemente.
Avalie os outliers
Lembre-se de que um cartão corporativo emitido por um funcionário deve ser usado apenas em determinados itens úteis para a empresa e nunca deve ser usado na compra de itens pessoais, a menos que seja uma emergência. Assim, é necessário monitorar todas as despesas que cada funcionário usa no cartão ao final de cada mês.
Se um ou mais funcionários usarem o cartão em itens pessoais, uma avaliação completa deve ser feita para determinar se foi devido a uma emergência ou não. Se não fosse um caso de emergência, as medidas disciplinares deveriam ser tomadas contra o titular do cartão. Por outro lado, se foi devido a uma emergência, as despesas incorridas terão de ser deduzidas do salário do titular do cartão, sem qualquer ação disciplinar tomada contra eles.
Divida o risco
A política do cartão corporativo deve garantir que o usuário funcionário seja pessoalmente responsável por todos os saldos de cartão de crédito por sua conta e risco. Com essa política em vigor, a empresa só precisará reembolsar os fundos aos titulares de cartão individuais de acordo com o valor das despesas aprovadas.
Isso é o que chamamos de compartilhamento de risco entre a empresa e os funcionários. Esta é uma boa maneira de lidar com funcionários que tendem a comprar suas coisas pessoais usando o cartão, uma vez que receberão apenas um valor que corresponda apenas às despesas aprovadas.