Etapas para preparar um balancete
Liste todas as contas contábeis abertas no seu plano de contas por número de conta . O número da conta deve ser o número de quatro dígitos atribuído à conta quando você configura o plano de contas. Liste seus débitos e créditos totais de cada conta contábil. Você deveria ter uma mesa com quatro colunas. As colunas devem ser o número da conta, o nome da conta, o débito e o crédito.
Para cada conta contábil aberta, totalize seus débitos e créditos para o período contábil para o qual você está executando o balancete. Registre os totais de cada conta na coluna apropriada. Se os débitos e créditos não forem iguais, haverá um erro nas contas do razão geral. Executar uma balancete regularmente, pelo menos mensalmente, ajuda você a identificar qualquer problema de maneira rápida e fácil e corrigi-los assim que eles surgirem. A preparação do balancete deve estar vinculada ao ciclo de faturamento da empresa.
Não prepare nenhuma entrada de ajuste ainda. O balancete é preparado antes de você fazer qualquer entrada de ajuste. O balancete inicial está preparado para detectar quaisquer erros matemáticos antes de fazer ajustes ou iniciar o fechamento de seus livros para o período contábil.
Se você acha que tem um saldo de teste desequilibrado, em outras palavras, os débitos não são iguais aos créditos, então você tem um erro no processo de contabilidade. Esse erro deve ser encontrado e corrigido.
O primeiro passo para encontrar um erro é simplesmente adicionar novamente as colunas de crédito e débito para verificar sua matemática. Se eles ainda não somarem, subtraia a coluna menor da maior e procure a quantidade que falta na coluna menor. Se você encontrar, encontrou seu erro.
Existem outras técnicas padrão para rastrear um erro em um balancete. Se os débitos e créditos não forem iguais, veja se o número 2 se divide igualmente na diferença. Em caso afirmativo, procure uma conta, procure uma conta incorretamente na coluna com o total maior que é igual a metade da diferença. Se você encontrar isso, você encontrou seu erro.
Outra técnica é usar o número 9 para encontrar um erro de transposição. Se o número 9 se dividir uniformemente na diferença entre os créditos e débitos, você terá um erro de transposição. Volte as suas entradas de crédito e débito para tentar encontrar o seu erro de transposição.
Exemplos de outros erros que podem desequilibrar um balancete são:
- Não incluindo uma conta contábil no cálculo do balancete
- Cometendo um erro em uma entrada de diário composta
- Colocar as contas contábeis erradas nas colunas do balancete
- Miscalculando os valores da conta contábil
- Como lançar uma entrada de diário contábil na conta contábil errada
Considerações adicionais
Se você não conseguir fazer uma entrada no diário, ela não aparecerá como um erro no balancete.
Se você gravar uma transação financeira em uma conta incorreta, ela não será exibida como um erro no balancete.
Se você transpuser o número na coluna de débito com o número na coluna de crédito, ele não será exibido no saldo de teste.
Não postar um lançamento contábil no diário não será exibido no balancete.