Como eu faturo clientes?
Quando você inicia um negócio, uma de suas primeiras tarefas deve ser decidir como coletará dinheiro dos clientes.
Como você recebe dinheiro dos clientes depende do seu tipo de negócio.
- Se você recebe dinheiro de clientes por meio de cartões de crédito ou débito, não precisa se preocupar em cobrar.
- Algumas empresas aceitam apenas dinheiro, mas há problemas com um negócio em dinheiro, incluindo não manter bons registros de negócios.
- Se você não receber o pagamento no momento da venda, deverá cobrar os clientes (incluindo outras empresas), o que significa que você precisará encontrar uma maneira de garantir que essas contas sejam pagas.
Regra nº 1 para ser pago pelos clientes
A coisa mais importante a se lembrar sobre o faturamento e a cobrança dos clientes é que quanto mais tempo a fatura não for paga, menos provável será que você receba seu dinheiro. Portanto, você precisará configurar um processo de cobrança específico e garantir que você o siga com todos os clientes.
Um sistema para clientes de faturamento
Antes de conceder crédito aos clientes, comece criando algumas políticas sobre aceitação de crédito, verificação de crédito e comunicação com os clientes sobre seu processo de cobrança e faturamento.
Em seguida, configure um sistema para capturar as informações sobre os clientes - quem deve dinheiro, quanto é devido e quanto tempo o montante foi devido.
A maioria dos programas de software de contabilidade empresarial possui um módulo de cliente que permite inserir esses dados.
Você pode inserir as faturas quando fizer o trabalho ou entregar o produto e inserir os pagamentos à medida que eles entram. Mas você deve acompanhar essa documentação para acompanhar as contas a receber ( montantes em dívida).
Um relatório de vencimento de contas a receber é sua ferramenta para decidir sobre uma estratégia de faturamento para clientes.
Envio de contas
Lembre-se da Regra de Coletas # 1 quando considerar o envio de contas. Muitas empresas enviam contas aos clientes apenas uma vez por mês, o que significa que podem esperar até seis semanas para receber o pagamento (um mês para enviar a fatura e, em seguida, várias semanas antes do pagamento do cliente).
Envie contas com mais frequência ou faça ligações telefônicas, para incentivar os clientes a pagar. Algumas empresas enviam faturas em lotes, com uma parte dos clientes sendo faturados a cada semana. Esse faturamento em lote ajuda a manter o caixa em uma base mais contínua.
Planeje sua estratégia de carta de cobrança
Seu sistema de cobrança pode incluir chamadas telefônicas, cartas ou ambos, dependendo do tipo de cliente. Uma estratégia é começar em um nível mais baixo de intensidade e preocupação e gradualmente se tornar mais assertivo, depois agressivo. Essa estratégia de nível crescente pode funcionar tanto para lembretes de cobrança por telefone ou por carta ou por email.
- Nível um - "Oops"
Esta carta supõe que o cliente esqueceu de enviar o pagamento; é o "você provavelmente enviou isto mas o pagamento deve estar no correio.
- Nível dois - o que está errado?
Esta carta assume que o cliente quer pagar, mas circunstâncias incomuns estão impedindo o pagamento. A carta dois sugere alternativas de pagamento, mas dá uma data firme pela qual o pagamento deve ser feito.
- Nível Três - O Ultimato
Este nível deve ser uma carta. Ele pressupõe que o cliente não pagará e declara uma data firme pela qual o pagamento deve ser feito ou o processo de cobrança será iniciado. NÃO envie esta carta a menos que pretenda realmente ir a cobranças desta dívida.
Se o cliente simplesmente não pagar, você terá que dar o último passo - levar a pessoa ao tribunal de pequenas causas ou entregar a conta a uma agência de cobrança. Leia mais sobre suas alternativas e o cliente não pagará.
Clientes de faturamento: colocando tudo junto
Em conclusão, tome uma decisão sobre sua estratégia geral de faturamento. Você vai enviar cartas? Use o telefone? Uma combinação? Quando você vai enviar contas ou fazer chamadas telefônicas?
Juntar um sistema geral, com cartas e scripts de telefone, em seguida, ter tudo revisto pelo seu advogado para se certificar de que você está cumprindo a lei.
Em seguida, use seu relatório de vencimento de contas a receber para orientá-lo ao trabalhar com essas contas de clientes e decidir sobre as estratégias de faturamento.