A organização de compras de qualquer empresa é vital para seu sucesso
A função de compra de qualquer empresa é de vital importância para o sucesso dessa empresa. Ao negociar com os fornecedores, um departamento de compras pode obter os melhores itens de qualidade, ao melhor preço, no momento certo da entrega.
Dessa forma, uma empresa pode garantir que tenha as peças disponíveis para seu processo de fabricação , o que, por sua vez, permite que a equipe de produção produza e entregue itens de qualidade ao cliente.
A maneira como um departamento de compras é estruturado depende diretamente da maneira como a empresa opera. Ter uma organização de compras estruturada de maneira incorreta pode levar a custos mais altos de materiais e inconsistências na produção de produtos acabados, o que pode levar à degradação na satisfação do cliente.
Negócio pequeno
Para pequenas empresas, a compra de materiais é tão importante quanto para as grandes empresas. Uma pequena empresa opera de maneira enxuta, e o processo de compra pode ser simples, mas ainda precisa operar com sucesso.
Uma pequena empresa pode ter um profissional de compras que precisa adquirir todos os itens necessários para o negócio. A vantagem de um único profissional de compras é que eles geralmente têm um relacionamento pessoal com os fornecedores e podem agir rapidamente quando surgem problemas.
No entanto, eles precisam garantir que os materiais cheguem quando forem necessários e com o preço correto.
À medida que as empresas crescem, o único profissional de compras pode facilmente ficar sobrecarregado e isso pode levar à sua incapacidade de se manter no topo dos fornecedores e das entregas.
É importante que as pequenas empresas compreendam que uma empresa em crescimento precisa garantir que o departamento de compras cresça para assegurar que mantenham as eficiências criadas.
Compra centralizada
As empresas maiores geralmente adotam uma estrutura de compras centralizada, com toda a equipe de compras se reportando ao executivo de compras.
A organização de compras centralizada acomodará os requisitos de compra para toda a empresa. Por exemplo, se uma empresa tiver sete fábricas nos EUA, a organização central de compras estará localizada em um local e comprará itens para todas as sete fábricas.
Existem várias razões pelas quais as empresas escolheriam esse tipo de estrutura de compras. Com uma única organização de compras, a empresa é capaz de aproveitar o gasto total da empresa ao negociar com fornecedores. Isso deve permitir que o departamento de compras determine o melhor preço e condições dos fornecedores, oferecendo a eles o compromisso de comprar em volumes maiores.
Organizações de compras centralizadas também permitem que os profissionais de compras se especializem em uma área. Por exemplo, um encarregado de compras pode trabalhar com fornecedores que fornecem produtos siderúrgicos, ao passo que, se estivessem em um departamento de compras menor, teriam que trabalhar com fornecedores de várias indústrias.
As empresas geralmente gostam de departamentos centralizados de compras, pois isso lhes dá um maior grau de controle sobre o processo de compra.
Tendo as compras dispersas por toda a organização, haveria um número muito maior de pessoal envolvido no processo e menos controle do processo de compra.
Compra descentralizada
Organizações com muitos locais podem adotar um modelo de compras descentralizado.
Isso permite que cada instalação ou um grupo de instalações realize suas próprias compras. Esse modelo de compra pode ser bem-sucedido quando a cultura da organização é tal que cada local atua como seu próprio centro de lucro ou possui um negócio diferente de outros locais.
Para as empresas que adquiriram negócios que podem não ser semelhantes ao seu core business, a estrutura de compras descentralizada seria mais apropriada. As organizações de compras locais, muitas vezes, operam de forma semelhante ao modelo de pequenas empresas, onde terão laços mais estreitos com os fornecedores locais e serão capazes de reagir rapidamente quando necessário.
Onde as instalações exigem a entrega de itens em um momento, o modelo de compra centralizado não é apropriado.
Se a saída de estoque for iminente e a fabricação for interrompida, um fornecedor local poderá entregar o mesmo dia, enquanto as compras centralizadas provavelmente serão feitas com um fornecedor nacional que não poderá oferecer a mesma resposta.
Muitas empresas tentaram adotar uma combinação de compras centralizadas e descentralizadas, onde as instalações têm a responsabilidade de adquirir certos itens críticos de produção, mas a organização de compras central tem a tarefa de comprar itens não críticos ou itens de serviços compartilhados.
Este artigo foi atualizado por Gary Marion, Especialista em Logística e Cadeia de Suprimentos na The Balance.