Leis trabalhistas, problemas na folha de pagamento, folgas e benefícios
Ter um negócio sazonal, como possuir um caminhão de sorvete, traz novos desafios ao contratar trabalhadores. Você está pensando em contratar trabalhadores sazonais este ano? Talvez você queira que alguns estudantes universitários ajudem com a carga extra de trabalho neste verão, ou alguns estudantes do ensino médio a trabalhar no escritório ou em seu restaurante.
Se esses trabalhadores sazonais são menores (menores de 18 anos na maioria dos estados), há algumas questões específicas de remuneração e horas de trabalho a serem consideradas. Contratar seus próprios filhos pode ser um benefício para vocês dois, mas há algumas armadilhas a serem evitadas. Conheça outras questões relacionadas à contratação e pagamento de trabalhadores de verão.
01 - Novos formulários de contratação que você precisará para trabalhadores sazonais
Os trabalhadores sazonais são como os outros empregados em relação a novos formulários e procedimentos de contratação. Cada trabalhador de verão deve preencher um formulário W-4, designando valores a serem retidos para o imposto de renda federal, e você deve verificar a elegibilidade do trabalho usando o Formulário I-9. E não esqueça a retenção do imposto de renda e outras formas.
A maioria dos trabalhadores sazonais não obtém benefícios, mas você também deve fornecer a esses trabalhadores uma cópia do manual do funcionário da empresa ou do manual de políticas e procedimentos.
Se você está contratando contratados independentes (não funcionários) para trabalhos sazonais ou ocasionais, você precisará que eles preencham um formulário W-9 para obter seu número de identificação fiscal e informações de contato.
02 - Pagando Contratos Sazonais - Dedução e Retenção
Contratações sazonais estão sujeitas a impostos federais e estaduais, assim como outros trabalhadores. E você deve reter os impostos do FICA (Previdência Social e Medicare) desses trabalhadores.
Resumidamente, primeiro você precisa determinar o salário bruto do trabalhador para o período de pagamento. Todas as deduções e retenções são baseadas nesse valor. Em seguida, calcule a retenção do imposto de renda federal e a retenção do imposto de renda estadual (se aplicável), depois os impostos e outras deduções do FICA.
03 - Contratação de crianças para trabalhar em seu negócio - Leis trabalhistas que você deve conhecer
Contratar crianças (menores de 18 anos) em seus negócios significa aderir a regras de trabalho diferentes das dos adultos. As crianças são restritas em tipos de trabalho que podem fazer, horas de trabalho e tipos de negócios onde podem trabalhar. Leia mais sobre as leis federais e estaduais sobre o trabalho infantil, para garantir que você esteja seguindo a lei.
Se você contratar seus próprios filhos, eles podem ser pagos para trabalhar em sua empresa, desde que seu trabalho seja necessário e essencial. Você não precisa deduzir os impostos sobre os salários nem os impostos federais.
O Departamento do Trabalho dos EUA não impõe requisitos mínimos de idade para crianças empregadas por seus pais. A exceção está em "mineração, manufatura e ocupações em que o requisito de idade mínima de 18 anos se aplica".
As leis estaduais geralmente seguem o mesmo padrão da Fair Labor Standards Act em relação aos menores que trabalham para seus pais. Consulte o departamento de trabalho do seu estado para obter orientações específicas.
04 - Verificar as leis federais e estaduais de salário mínimo
O salário mínimo federal é definido pelo Ministério do Trabalho. Alguns estados têm diferentes taxas de salário mínimo, por isso, verifique essas taxas antes de contratar trabalhadores de verão e comece a pagá-los.
Os trabalhadores mais jovens (menores de 20 anos) podem receber um salário mínimo mais baixo, de US $ 4,25 por hora, durante os primeiros 90 dias consecutivos de trabalho, desde que seu trabalho não desloque outros trabalhadores.
05 - Pagando por folga e benefícios
Nenhuma lei federal exige que você pague aos funcionários pelo tempo de férias, férias, dias de doença ou dias pessoais. Você pode decidir não pagar trabalhadores sazonais por tempo. Isso é aceitável, contanto que você seja consistente.
Além disso, você não precisa pagar os funcionários sazonais por benefícios, a menos que eles atendam ao mínimo para se qualificar para esses benefícios. Por exemplo, se você permitir que funcionários que trabalhem 30 horas por semana para receber benefícios de assistência médica, você poderá restringir os funcionários de verão a menos de 30 horas por semana ou permitir que eles ingressem no plano de assistência médica.