O gerenciamento de itens é essencial para entender a saúde de sua empresa
- Quem são seus fornecedores?
- Quais matérias-primas e componentes você usa
- Quanto estoque você deve carregar
- Quais suas margens de lucro devem ser
O gerenciamento cuidadoso de itens é essencial para entender a integridade geral da sua empresa.
O que é um mestre de itens?
Cada um dos produtos que sua empresa fabrica e vende deve ter um cadastro de itens. O item mestre é um arquivo ou registro que normalmente é armazenado em seu sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP).
O mestre de itens deve ser configurado quando um produto é introduzido em sua empresa. O mestre de itens deve ser cuidadosamente construído (muitas vezes, as empresas terão uma pessoa cujo único trabalho é a manutenção do item mestre) e conterão, no mínimo, as seguintes informações:
- Nome do item
- descrição do item
- Lista de materiais (BOM)
- Custo de Mercadorias (COGS)
- Roteadores de Fabricação
- Leadings de Fabricação e Suprimentos
- Níveis de estoque de segurança (se aplicável)
- Quantidade Mínima de Pedidos (MOQ)
- Encomendar Múltiplos
Mas não se limite a essas entradas. Seu ERP terá campos padrão para você preencher para o mestre de itens, mas também haverá campos personalizados que podem ser usados para adaptar o cadastro de itens às necessidades específicas de sua empresa.
A partir do cadastro de itens, o seu ERP coletará informações para gerar dados para:
- Valor do Inventário
- Filas de Compras
- Trabalho de produção ou ordens de trabalho
- Desvios de Fabricação
- Desvios de preço de compra (PPV)
- Análises Financeiras
A informação contida dentro de um item mestre é semelhante às cadeias de genes dentro de uma molécula de DNA.
Seu DNA lhe dirá do que você é feito. Seu mestre de itens lhe dirá do que sua empresa é feita.
Como você usa um mestre de itens?
Mesmo sendo um repositório de informações incrivelmente valioso, você pode na verdade nunca abrir um item mestre. A menos que o seu trabalho seja manter o mestre de itens da sua empresa (com bastante clareza, os trabalhos geralmente são chamados de Item Masters), você pode na verdade ser impedido de entrar e fazer alterações em um item mestre.
No entanto, se o seu trabalho estiver dentro da função de cadeia de suprimentos da sua empresa (planejamento, compras, controle de estoque, gerenciamento de demanda etc.) ou em finanças ou em outra área de gerenciamento, você está usando informações que encontram sua residência no mestre de itens da sua empresa.
O custo dos produtos de seus produtos é armazenado no mestre de itens. Então, se você quer saber o valor do seu inventário, você vai pegar o número de itens que você tem em mãos e multiplicar esse número pelos custos no cadastro de itens.
E, ah, a propósito, se o seu produto é uma montagem que é composta de múltiplos níveis de submontagens e componentes - todos esses subconjuntos e componentes também terão um item mestre.
Desvios de preço de compra e desvios de produção
Você está pagando o valor correto pelos itens comprados?
Use o mestre de itens para descobrir. Aumente seus preços de compra reais e compare-os com o custo (geralmente chamado de custo padrão) encontrado no mestre de itens.
A beleza do seu mestre de itens é que é um arquivo vivo. Se o responsável pelo item disser que você comprou o Produto X por US $ 10 e descobrir que comprou o Produto X no ano passado por US $ 9, alguém da sua empresa (talvez não você) poderá revisar seu item mestre para que o custo padrão é igual ao preço de compra.
O mesmo vale para os tempos de fabricação. Se o seu item mestre foi configurado com 45 minutos como o tempo de fabricação do Produto Y e, depois de executar um relatório de variação de fabricação, você descobre que realmente leva 55 minutos para fazer o Produto Y, você (ou outra pessoa na sua empresa) pode revisar o mestre de itens.
Fila de Compras
Além de pagar seus funcionários, a compra do seu inventário é uma das atividades de maior custo que você e sua empresa realizam regularmente. Você deve confiar em seu ERP para lhe dizer o que comprar e quando comprá-lo - e adivinha onde seu ERP vai antes de lhe enviar seus sinais de compra?
Você adivinhou - seu mestre de itens.
Seu item mestre abriga esses pontos de dados críticos de compra:
- Tempo de espera
- MOQ
- Encomendar múltiplos
- Níveis mínimos de estoque
- Níveis máximos de estoque
- Custo de compra
Seu ERP usa essas informações e as reconcilia com os níveis atuais de estoque e com a demanda do cliente ou da produção para impulsionar os requisitos de compra.
Se o seu mestre de itens estiver impreciso, você pode estar comprando muito tarde (ou seja, o prazo de entrega do fornecedor é de 6 semanas, mas o mestre de itens diz que são apenas 3 semanas). Ou você pode estar pedindo demais (se seu MOQ disser que as unidades mínimas que você pode comprar do Produto X são 100 unidades, mas o seu fornecedor realmente lhe venderá 50). Ou o nível máximo de estoque não permitirá que você compre a quantidade necessária para atender à demanda do cliente .
E, novamente, as variações de preço de compra (PPV) são uma métrica que muitas empresas rastreiam - e sua métrica de PPV pode ser informada incorretamente se o custo de compra (ou seja, padrão) no mestre de itens estiver incorreto.
Quem são esses itens mestres?
Sim, às vezes o trabalho de uma pessoa é chamado de Mestre de Itens. Esses trabalhos são para pessoas que gerenciam mestres de itens, mas não são chamados de Gerenciadores de Itens (na maioria dos casos). Item Master parece muito mais legal em uma assinatura de e-mail.
Os itens Masters costumam se reportar a um Gerente da Cadeia de Suprimentos, Gerente de Materiais, Gerente de Controle de Estoque ou até mesmo um Gerente Financeiro.
Se você é um Mestre de Itens, precisa ter uma atenção meticulosa aos detalhes. Você precisa ser obsessivamente compulsivo sobre a propriedade do mestre de itens da sua empresa. E você precisa ter a certeza de que todos os detalhes do mestre de itens da sua empresa são precisos.
Porque o único gerenciamento de tempo se preocupa com o DNA - o mestre de itens - é quando há algo errado com isso . E esse pequeno detalhe aparentemente errado levou a um erro de compra, inventário ou planejamento - fazendo com que o dinheiro fosse gasto quando não precisava ser.