Além do planejamento tributário, dezembro também é o momento de concluir as tarefas da folha de pagamento no final do ano e de se preparar para o novo ano da folha de pagamento. Aqui estão alguns lembretes para ajudá-lo a fechar sua folha de pagamento para este ano e se preparar para os impostos sobre a folha de pagamento do próximo ano.
Formulário do empregado W-4 - Certificado de provisão de retenção do empregado
Os funcionários podem preencher os formulários W-4 a qualquer momento, e o final do ano civil é um bom momento para lembrá-los de revisar seu W-4 para garantir que as informações sejam precisas e o valor que eles querem reter do imposto de renda federal é preciso .
Se o seu estado exigir imposto de renda, os funcionários também devem verificar o formulário de retenção de imposto de renda do estado para mudanças e valores retidos na fonte. Apenas um lembrete de que os funcionários podem alterar seus formulários W-4 quantas vezes quiserem durante o ano, não mais do que uma vez por qualquer salário, é claro.
Formulário W-9 não empregado - Solicitação de Número de Identificação e Certificação do Contribuinte
Um formulário W-9 é semelhante ao formulário W-2, mas é para não-funcionários. O formulário W-9 é usado para verificar o endereço da pessoa e o número de identificação fiscal. O número de identificação fiscal é a informação mais importante, porque o IRS usa isso para corresponder 1099s arquivado pelos contribuintes com 1099s arquivado pelos empregadores.
Encomendar formulários W-2 e formulários 1099-MISC
Se você enviar seus próprios formulários W-2 (o resumo do imposto de final de ano para funcionários) e formulários 1099-MISC (resumo de impostos do final do ano para contratados independentes), agora é o momento de solicitar formulários para este ano fiscal.
Se você tiver um serviço de folha de pagamento, verifique se eles têm o que precisam para preparar esses formulários em janeiro. Lembre-se, os formulários W-2 e os formulários 1099-MISC devem ser submetidos aos indivíduos antes do final de janeiro.
Você pode obter formulários W-2 em lojas de material de escritório ou no IRS. Você não pode usar um formulário W-2 baixado da Internet, porque a tinta vermelha na Cópia A é especial e não pode ser copiada.
Você deve usar o formulário oficial.
Leia mais sobre W-2s e 1099s
Verificar nomes de funcionários e números de seguridade social (SSNs)
Antes de preparar os formulários W-2, verifique com a Administração da Previdência Social se os nomes dos funcionários e os Números da Previdência Social correspondem e estão corretos. Veja a seção de Serviços de Negócios Online da SSA para mais informações.
Verifique informações de não funcionários antes de enviar formulários 1099-MISC.
Antes de enviar um não funcionário, como contratado ou empresa que você pagou, você deve verificar o número de identificação fiscal dessa pessoa. Conforme mencionado acima, você precisará enviar um formulário W-9 para obter o endereço e o número de identificação fiscal.
Outras tarefas de imposto sobre a folha de pagamento no final do ano
- Certifique-se de que os salários dos funcionários sejam registrados no ano correto. Usando o conceito contábil de recibo construtivo como a data em que a pessoa tem acesso irrestrito aos fundos é o que conta. Então, coloque os salários no ano correto usando a data do salário. Se você está pagando os salários dos empregados para a última semana de dezembro, mas o salário é datado em janeiro, essa receita conta para janeiro. A exceção é se, por algum motivo, você pagar antecipadamente os salários em dezembro, para os empregados assalariados, para os salários devidos em janeiro. Leia mais sobre como sincronizar os salários dos funcionários no final do ano, bem como sobre outros problemas de distribuição de receita e despesa no final do ano .
- Determine como você lidará com os salários dos funcionários que não foram descontados há muito tempo. Você deve fazer um esforço sincero para encontrar o funcionário (use letras certificadas para mostrar que a carta não pôde ser entregue). Se você não consegue encontrar o funcionário, você é obrigado por lei estadual a entregar cheques sem pagamento ao seu departamento de receita do estado. Eles continuarão a trabalhar para encontrar o indivíduo. Você também precisará contabilizar o passivo da folha de pagamento para o contracheque não descontado no seu sistema contábil. A maneira como é tratada depende da probabilidade de o funcionário descontar o cheque.
- Determine valores tributáveis para os funcionários W-2s para certos benefícios, incluindo porcentagens de uso pessoal de veículos e telefones celulares da empresa por proprietários e funcionários e despesas educacionais pagas pelo empregador que podem ser tributáveis. Verifique com seu consultor fiscal sobre os requisitos de relatório para esses benefícios.