Por que pagar em dinheiro é uma má ideia
Embora não seja ilegal pagar funcionários e prestadores de serviços independentes em dinheiro, não é uma boa prática comercial por muitas razões. Algumas empresas usam dinheiro para pagar funcionários na tentativa de evitar o pagamento de impostos sobre a folha de pagamento , e alguns funcionários pedem pagamentos em dinheiro para evitar o imposto de renda.
Este artigo discute questões legais e tributárias e leis federais relacionadas a imposto de renda, impostos sobre folha de pagamento e outras questões tributárias.
Folha de Pagamento e Questões Fiscais ao Pagar Empregados em Dinheiro
- Os empregadores devem reter os impostos sobre folha de pagamento ( imposto de renda federal e estadual e imposto FICA (Previdência Social / Medicare)) do pagamento do empregado;
- Os empregadores também devem informar e pagar os impostos sobre folha de pagamento, incluindo o empregado e a parte do empregador dos impostos FGC, ao IRS.
- Outras taxas de emprego devem ser pagas sobre os rendimentos dos empregados , incluindo os impostos de desemprego , e os pagamentos dos fundos de compensação dos funcionários públicos.
- Os empregadores devem reportar a receita do empregado no formulário W-2 a cada ano. Isso inclui renda em dinheiro.
- Os empregadores devem verificar a elegibilidade do trabalho de funcionários recém-contratados, usando o formulário I-9 ou o sistema E-Verify. Essa verificação coloca o funcionário no sistema federal e, se esses funcionários são pagos em dinheiro, as verificações cruzadas da agência podem revelar tentativas de evitar impostos sobre a folha de pagamento, pagando em dinheiro.
Efeito dos pagamentos em dinheiro em funcionários
- Empregados pagos em dinheiro que não têm impostos retidos no FICA são negados os ganhos da Previdência Social que poderiam ter sido usados no cálculo de seus possíveis benefícios do Seguro Social.
- Da mesma forma, os funcionários que não estão "na folha de pagamento" não são elegíveis para compensação de trabalhadores ou benefícios de desemprego.
CPA Gail Rosen diz isso sobre o pagamento de funcionários com dinheiro:
Pagar trabalhadores ilegalmente em dinheiro pode levar a sérios problemas, além de problemas fiscais. Quando um trabalhador "não está nos livros", você pode de repente ter passivos contingentes que podem ser verdadeiramente desastrosos.
Se um trabalhador se machuca no trabalho e chega ao hospital, será perguntado se ele se machucou no trabalho. Se o trabalhador acidentado responder sim, eles serão cobertos pela remuneração dos trabalhadores. Você está com sérios problemas, se não pagou indenização aos trabalhadores porque pagou em dinheiro. A mesma coisa é verdade para não pagar o fundo de invalidez e desemprego do estado. Se, por exemplo, você demitir o trabalhador e solicitar o desemprego, você terá auditores batendo à sua porta.
Pagar crianças, cônjuges ou familiares em dinheiro
Os salários de menores de 18 anos que trabalham em sua empresa estão sujeitos aos mesmos requisitos de retenção na fonte, imposto sobre a folha de pagamento e imposto sobre o emprego que os demais funcionários. Se você contratar seus próprios filhos, eles podem não estar sujeitos aos impostos do FICA, mas seus salários devem ser informados ao IRS. Leia mais sobre como contratar seus filhos como funcionários.
Contratar seu cônjuge ou outros membros da família para trabalhar para o seu negócio e pagar em dinheiro também pode privar essa pessoa de benefícios da Previdência Social.
E todas as outras questões mencionadas acima, incluindo sua responsabilidade legal de informar e pagar impostos sobre a folha de pagamento, se aplicam.
Pagando Empreiteiros Independentes Em Dinheiro
Muitas empresas pagam trabalhadores contratados (trabalho ocasional, trabalhadores de verão, embora os pagamentos a contratados independentes tenham menos problemas do que os dos funcionários, duas questões merecem destaque:
- Os pagamentos aos trabalhadores contratados devem ser informados anualmente no formulário 1099-MISC , e
- Você deve verificar o ID do contribuinte para contratados independentes; Se o ID do contribuinte não puder ser verificado, você deve reter a retenção de reserva do pagamento do contratado.
Os pagamentos em dinheiro feitos a fornecedores e outros com os quais você faz negócios ainda precisam ser comprovados se você quiser que esses pagamentos em dinheiro sejam deduzidos como despesas na declaração de impostos da empresa . Mesmo pequenos pagamentos em dinheiro devem ser pagos através de um fundo de caixa , com documentação apropriada.