Ter um plano e cumpri-lo
Empresas e consumidores estão escrevendo um novo contrato. É tudo sobre responsabilidade social corporativa e expectativas do cliente
Uma pesquisa da Cone Communications, especialistas em marketing de causas, descobriu que nove entre dez consumidores esperam que as empresas compradas sejam responsáveis e devolvam às suas comunidades.
As empresas querem vender seus produtos, mas também querem ser bons cidadãos corporativos.
Isso é uma vitória para o marketing relacionado a causas , do qual o patrocínio é uma parte. Os consumidores gostam de empresas que se importam. Qual a melhor forma de demonstrar esse cuidado do que ajudar a patrocinar seu evento?
Mas minha caridade é pequena e local, você pode dizer. É verdade, mas as empresas locais e até mesmo os estabelecimentos locais de cadeias nacionais estão ainda mais interessados em construir uma boa vontade exatamente onde você e eles vivem.
Apenas o que é patrocínio?
Patrocínio é uma via de mão dupla entre caridade e um negócio. A caridade recebe ajuda com as despesas do evento; e a empresa obtém exposição, marketing de baixo custo e boa vontade.
Instituições de caridade que entendem o que motiva as empresas a patrocinar podem ganhar no jogo de patrocínio.
Como uma pequena caridade pode competir?
Grandes instituições de caridade nacionais têm funcionários designados para o marketing relacionado a causas ou podem contratar consultores especializados em programas de patrocínio.
Mas não se desespere se sua organização é pequena, local e sua equipe é na maior parte voluntária. Você ainda pode obter patrocinadores para o seu evento.
Apenas planeje trabalhar no bairro.
Pense em círculos concêntricos de influência em sua cidade ou cidade. Comece com as pessoas que você conhece bem, trabalhe na comunidade onde você tem proximidade física com as empresas e, em seguida, enfrente o círculo maior composto por empresas que você não conhece pessoalmente ... ainda.
Muitas organizações só pensam no Wal-Mart ou na sede corporativa nos subúrbios quando consideram patrocínios corporativos.
Portanto, não é de admirar que eles desanimem e sintam que o apoio ao negócio de desembarque é uma causa perdida. Pense menor, mais perto e sobre as empresas mãe e pop.
Comece com o seu orçamento de eventos
Desenvolva um orçamento para o seu evento. Quanto custará o local? Propaganda? Configuração física? Luzes, microfones, entretenimento, brindes como camisetas? Segurança, impressão, comida e serviço de alimentação?
Como você vai gerar renda a partir do evento? Você vai cobrar uma taxa por pessoa? Já existe dinheiro no orçamento dedicado ao evento? Alguns doadores já prometeram apoio?
Quantos patrocinadores de empresas do ano passado assinaram novamente? Quanto da renda ajudará a apoiar o evento e quanto irá para sua causa?
Depois de descobrir quanto mais dinheiro você precisa aumentar, você pode definir níveis de patrocínio para as empresas que aborda. Encontre nomes de criativos para cada nível de patrocínio. Evite nomes excessivamente usados como Gold, Silver, Bronze. Pense em nomes que refletem a natureza de sua caridade ou de sua missão.
Quantos patrocínios você precisará em cada nível para alcançar seu objetivo?
Crie diversos patrocínios em níveis baixos que atraiam pequenas empresas, um patrocínio de porte médio para uma empresa maior e talvez um patrocínio substancial para uma empresa líder.
Seus patrocínios devem formar uma pirâmide, com vários pequenos na parte inferior e menos quando chegar ao topo. Você pode até mesmo aplicar a pirâmide de doadores ou o gráfico de presentes que funciona tão bem para campanhas de captação de recursos para os patrocínios de seu evento.
Planeje ultrapassar o número de patrocínios de nível básico para que, se você não obtiver um grande patrocínio, isso não seja devastador.
Não se esqueça de compilar uma lista de presentes em espécie que você pode recorrer se uma empresa preferir não dar dinheiro.
Uma cadeia de restaurantes pode querer doar o local, por exemplo, enquanto seu depósito de madeira pode fornecer os materiais para o palco e o pano de fundo.
Atribua a cada nível de patrocínio uma lista de como você promoverá o patrocinador antes e durante o evento.
Estes podem ser logotipos no programa, sinalização, uma tabela corporativa, comunicados de imprensa anunciando o patrocínio, brindes de produtos ou amostra de degustação.
Se você está ativo nas mídias sociais, não se esqueça de exibir esse fato para os patrocinadores. Uma pesquisa descobriu que os benefícios digitais estão em terceiro lugar com os patrocinadores atuais, atrás apenas da exclusividade e da sinalização.
Deixe espaço para ser flexível. Cada patrocinador em potencial pode ter suas necessidades específicas de marketing ou desejar dar contribuições em dinheiro e em espécie.
Prepare sua matriz de público-alvo / patrocinadora
Antes de solicitar que as empresas patrocinem seu evento, pense nas audiências que seu evento alcançará. Faça uma lista detalhada.
Você vai chegar às famílias? Crianças pequenas? Novas mães, aposentados, pessoas de alta renda, avós, crianças do ensino médio, idosos?
Pense grande sobre o seu público.
Seu principal evento pode ser um festival de teatro de verão para crianças de 6 a 12 anos, mas pense em todos os adultos que estarão lá com seus filhos.
Não se esqueça dos avós que virão ver seus netos, para não falar dos irmãos mais velhos e dos professores que ajudarão.
Adicione os fornecedores à sua lista que possam participar da feira ao ar livre que você apresentará antes e depois das apresentações.
Depois de ter uma lista de possíveis públicos-alvo, faça uma lista dos tipos de empresas que também têm interesse nesses públicos-alvo.
Certamente, qualquer empresa que venda ou sirva a famílias ou que seja educacional pode estar interessada.
Restaurantes que dependem de empresas familiares e que acolhem crianças são possibilidades. Considere roupas de criança e lojas de calçados, restaurantes de fast food e locais de entretenimento, como cinemas.
Encontre lojas que estarão vendendo de volta às aulas, lojas de brinquedos, escolas particulares e lojas de departamento de todos os tipos.
Considere todas as empresas de serviços interessadas em famílias, como escritórios de seguros de automóveis, escritórios corporativos que tenham funcionários com filhos e empresas que possam estar procurando oportunidades de voluntariado para seus funcionários .
A matriz de público / patrocinador ajudará você a identificar empresas que possam estar interessadas em patrocinar seu evento e a ajudar a criar seu discurso de vendas para essas empresas.
Você deve ligar, enviar e-mails ou visitar empresas?
Algumas instituições de caridade pensam que podem apenas escrever uma carta sobre suas oportunidades de evento e patrocínio, enviá-la para todos os negócios em sua comunidade e, magicamente, patrocínios serão distribuídos.
Não funciona assim. Basta pensar na pilha de correspondência que toda empresa recebe. Por que prestaria muita atenção a uma carta ou mesmo a um pacote completo de patrocínio de uma pequena organização local sem fins lucrativos pedindo ajuda?
Se você enviar uma carta, especifique-a e, em seguida, faça o acompanhamento por telefone ou algum outro contato pessoal.
Não tenha medo do chamado frio. De acordo com o IEG, uma empresa que ajuda organizações e patrocinadores a se encontrarem, 55% dos patrocínios vêm do cold call.
Use chamadas telefônicas, visitas, e-mail e e-mail de forma intercambiável de acordo com as circunstâncias. Apenas um método de contato não funcionará. Use uma abordagem integrada e seja sistemática e persistente.
Use o seu círculo íntimo para encontrar os melhores leads para potenciais patrocinadores
Pergunte aos seus voluntários (especialmente membros do conselho ) se eles têm uma conexão com uma empresa local.
Será que eles se sentiriam à vontade para dar apoio à empresa ou, pelo menos, fornecer uma introdução ao tomador de decisões? Ofereça-se para participar de uma reunião com o voluntário.
Acompanhe todos esses leads. Se um voluntário disser que entrará em contato com o empregador ou seu primo que é dono do escritório de seguros, anote isso e depois faça o acompanhamento. O voluntário fez o contato? O que aconteceu? Como você pode ajudar?
Trabalhe o círculo geográfico que você pode alcançar fisicamente
Caminhe pela área imediata onde sua instituição de caridade está localizada e onde você planeja realizar seu evento.
Anote os nomes de todas as empresas, procure suas informações de contato e, em seguida, ligue para eles sobre seu próximo evento. Marque um horário para falar com eles pessoalmente.
Nessa reunião, faça um lance de marketing para o negócio. Explique quem participará do seu evento, como anunciará seu patrocínio e apresentará os níveis de patrocínio.
Se você não conseguir um compromisso nesse ponto, deixe alguns materiais preparados e seu cartão de visita.
Imediatamente envie uma nota de agradecimento, anexando outro cartão de visita e cópia do seu plano de patrocínio. Em seguida, continue com uma ligação telefônica uma ou duas semanas depois. Continue fazendo isso até você achar que não há chance de suporte desse negócio.
Trabalhe seu círculo exterior de influência
Faça uma lista de todas as empresas de médio e grande porte em sua área.
Pense em grandes empregadores, cadeias de supermercados e lojas de varejo que fazem parte de uma corporação maior.
Ligue para as empresas e pergunte sobre quem lida com marketing, contribuições de caridade ou patrocínio, e como você deve contatá-las.
Peça quaisquer orientações que a corporação tenha para pedidos de caridade. Algumas empresas maiores só funcionarão com organizações sem fins lucrativos registradas como 501 (c) (3) , por exemplo. Em seguida, entre em contato com a pessoa ou departamento apropriado da maneira que preferir.
O escritório corporativo pode querer uma proposta de carta enviada para eles, ou eles podem ter um formulário on-line que eles querem que as instituições de caridade usem. Seja o que for, siga as instruções, mas depois siga em uma semana ou duas para descobrir se a empresa obteve as informações e o que deve fazer em seguida.
Em cada ponto de contato, tente marcar uma reunião com alguém para que você possa fazer sua apresentação pessoalmente. Prepare um pacote de proposta de patrocínio para apresentar e deixar para trás. A proposta pode ser simples ou mais complexa, dependendo da natureza do seu evento. Aqui está um modelo de proposta com o qual você pode trabalhar.
Uma afiliada local de uma organização maior pode encaminhá-lo para a sede corporativa em outra cidade. Não desista nesse ponto. Escreva ou ligue para o escritório, mencionando que a loja ou o escritório local lhe enviou.
Empresas recebem centenas de pedidos por ano. A maioria não vai a lugar nenhum, simplesmente porque a organização sem fins lucrativos não manteve o acompanhamento. Então não desista.
Mesmo se você não conseguir um patrocínio desta vez, você vai educar o negócio sobre quem você é e o que sua instituição de caridade faz. Isso preparará o terreno para o envolvimento em uma data posterior.
Mantenha registros detalhados desses contatos para que você saiba o que fez e o que deve fazer em seguida. Quando você desanimar, lembre-se de que você está construindo etapas para um futuro relacionamento.
Formalizar Contratos de Patrocínio e Cultivar o Relacionamento
Depois de chegar a um acordo de patrocínio com uma empresa, envie uma carta de agradecimento que confirme o que cada parte fornecerá e quando.
Com o seu principal patrocinador, você pode elaborar um contrato especificando as responsabilidades da sua organização e do patrocinador. Envie outra nota de agradecimento quando a contribuição for recebida.
Envie aos seus patrocinadores atualizações sobre o seu planejamento durante o período que vai até o evento. Certifique-se de que eles recebam seus boletins informativos e outras comunicações. Incentive-os a ligar para você se tiverem alguma dúvida. Se o patrocinador ligar, certifique-se de que as perguntas sejam respondidas rapidamente.
Convide representantes da empresa a participar de qualquer atividade pré-evento que você possa ter, como uma recepção ou uma coletiva de imprensa para anunciar o evento. Dê aos seus patrocinadores muita publicidade ... mesmo acima e além do que seu contrato de patrocínio exige.
Não deixe de enviar um convite para o evento para as empresas que escolheram não participar. Agradecê-los pela consideração do seu pedido e convidá-los a visitar e aproveitar o evento.
Quando uma empresa vê que seu evento foi bem-sucedido e que outras empresas ajudaram a apoiá-lo, ele pode optar por ser um patrocinador no ano seguinte.
Após o evento, forneça aos patrocinadores muita documentação
Quer que os patrocinadores voltem no próximo ano?
Tire muitas fotos no evento mostrando a sinalização do patrocinador, os participantes se divertindo e as atividades que a contribuição do patrocinador tornou possível.
Envie relatórios sobre participação, dinheiro arrecadado e para que esse dinheiro foi usado. Organize os voluntários para escrever notas de agradecimento aos patrocinadores, enviar certificados de apoio ou várias cópias de seu boletim informativo que mostrem fotos do evento.
Encontrar e obter patrocinadores corporativos é um trabalho muito difícil, especialmente quando o evento é novo.
Mas esse trabalho, se bem feito, pode levar a parcerias muito satisfatórias para o futuro. Tal como acontece com qualquer doador para a sua organização, você deve encontrar as empresas que irão trabalhar com você, cuidar deles, tornando-os parte de sua família organizacional, e mantê-los felizes e envolvidos para o longo prazo.
Recursos Úteis:
- Fórum de marketing de causa
- RunWalkRide.com
- PatrocinadorParque
- Conselho Nacional de Organizações Sem Fins Lucrativos