Acompanhando todas as saídas de caixa
Seu contador ou contador registrará todas essas transações no diário de desembolsos em dinheiro antes de publicá-las no razão geral, no livro de contas a pagar , etc.
Isso geralmente é feito mensalmente. Em algumas empresas, o diário de desembolso de caixa é combinado com o diário de recebimentos de caixa e é referido como o livro de caixa.
A revista de desembolsos de caixa é uma ferramenta importante na administração de caixa - donos de empresas podem usar isso para ver quanto dinheiro foi desembolsado e para onde foi, calculando o percentual que passou para estoque versus o que foi para pagar outras contas. O diário de desembolso de caixa inclui os números dos cheques que foram escritos, razão pela qual muitos pacotes de software contábil se referem ao periódico como um registro de cheque. Esses pacotes possuem formulários predefinidos para o diário de desembolsos de caixa ou formulários facilmente personalizáveis para atender às suas necessidades.
Configurando o Diário de Desembolsos em Dinheiro
Colunas são configuradas para cada transação da seguinte maneira:
- Encontro
- Cheque número
- Explicação
- Crédito em dinheiro
- Outro crédito
- Conta debitada
- Débito de contas a pagar
- Outro débito.
As colunas do tipo de pagamento em dinheiro podem ser mais específicas para a natureza dos negócios. Por exemplo, algumas empresas podem precisar apenas de uma coluna para registrar o valor em dinheiro, enquanto outras precisam de colunas adicionais para contas a pagar, descontos em compras em dinheiro, etc. Deve haver sempre uma coluna 'outro' para registrar valores que não se encaixam em nenhum dos itens. as principais categorias.
Atualizando Outros Ledgers
Regularmente, às vezes diariamente, os itens de linha no diário de desembolso de caixa são usados para atualizar os ledgers subsidiários - aqueles projetados para registrar tipos específicos de transações contábeis. Se a maioria dos pagamentos em dinheiro for para fornecedores para compras a crédito, o razão subsidiário atualizado é o razão de contas a pagar.
As contas do razão geral são atualizadas mensalmente usando os totais do diário de desembolsos de caixa. Se a empresa estiver usando contas de controle subsidiárias para dar suporte às contas contábeis, as contabilizações farão parte do sistema de contabilidade de dupla entrada .
Lançamento de descontos
O diário de desembolso de caixa incluirá uma coluna de descontos recebidos se houver pagamentos em dinheiro a fornecedores que possam ter um desconto, talvez por pagamento antecipado. Assim, o valor da fatura é registrado, juntamente com o desconto recebido e o pagamento em dinheiro. Somente os descontos recebem o total da coluna são lançados no razão geral.
2 provas de postagem
Escrituração contábil e contabilidade podem fazer uso de dois procedimentos no final de um período contábil para provar que as informações no diário de desembolso de caixa foram corretamente transferidas para os livros contábeis subsidiários.
- O total de todos os saldos contábeis subsidiários (se a maioria dos pagamentos for para fornecedores, estamos nos referindo aos saldos de contas de fornecedores no razão de contas a pagar) deve ser igual ao saldo na conta de controle de contabilidade auxiliar no razão geral.
- O razão geral deve estar em equilíbrio, isto é, o total de débitos no razão geral deve ser igual ao total de créditos.