Contratação de freelancers, empresas terceirizadas, não-funcionários
Contratação de um contratante independente para trabalhar em seu negócio? A contratação de documentação para contratados independentes é muito mais simples do que para os funcionários, com apenas alguns documentos necessários, mas estes são documentos importantes. Obtê-los no início da relação de trabalho é muito mais fácil do que quando o trabalho ou contrato é feito e você não consegue encontrar a pessoa.
Contratação de um contratante independente
Contratar um contratado independente é diferente de contratar um empregado. Há menos burocracia envolvida porque você não precisa configurar impostos sobre folha de pagamento (imposto de renda e impostos FICA). Mas você ainda deve verificar a identificação fiscal da pessoa e certificar-se de que a pessoa esteja qualificada para o trabalho e que seja confiável e tenha boa reputação. Você também pode querer certificar-se de que o contratante não divulgue informações importantes da empresa ou deixe sua empresa e leve clientes ou funcionários.
O que é um contratante independente?
Um contratado independente pode ser uma ou mais pessoas que estão em um negócio separado do seu. Isso inclui freelancers (como artistas, planejadores ou web designers, uma empresa externa (fazendo trabalhos de limpeza, por exemplo), um profissional como um advogado ou um preparador de impostos - qualquer pessoa que você esteja pagando por serviços e que não seja um funcionário.
Documento # 1 - Um formulário W-9
A coisa mais importante a ter em mente ao contratar trabalhadores externos é que você deve documentar seus pagamentos para eles.
Se você pagar a alguém (com apenas algumas exceções ) US $ 600 ou mais em um ano, deverá fornecer a essa pessoa ou empresa o Formulário W-9, que inclui o número de identificação do contribuinte, nome e endereço do contratante. Você deve ter um W-9 em arquivo para cada contratado independente, para que você não precise reter imposto de renda desse indivíduo.
Em seguida, você tem as informações para criar um formulário 1099-MISC para essa pessoa no ano fiscal (semelhante a um formulário W-2 para funcionários).
Pode haver uma forma de retenção de imposto de renda exigida pelo seu estado. Consulte a autoridade do imposto de renda do seu estado para obter mais informações.
Documento nº 2 - Inscrição, currículo ou documentação de qualificações
Antes de contratar alguém, você deve solicitar e manter uma cópia dos documentos que mostrem as qualificações dessa pessoa para o trabalho que está sendo realizado.
Se você pedir que a pessoa preencha um formulário de inscrição, ela deve entender que o pedido não é para emprego como empregado. É melhor obter um currículo detalhado da pessoa, incluindo educação e histórico de trabalho anterior.
Peça referências de empregadores anteriores e pessoas relacionadas ao trabalho que conhecem essa pessoa (o pastor da pessoa ou o cunhado não é uma boa referência).
Você pode querer fazer uma verificação de antecedentes sobre essa pessoa. Contanto que você exija que todos os contratados tenham uma verificação de antecedentes,
Se a pessoa está fazendo um trabalho confidencial, financeiro ou outro trabalho crítico, você também deve fazer uma verificação de antecedentes e obter referências. Se a pessoa ou empresa estiver vinculada (segurada), você pode querer obter uma cópia desse seguro.
Documento # 3 - um contrato escrito
Para cada contratado independente que trabalha para sua empresa, você deve ter uma cópia de um contrato em arquivo, assinado por ambas as partes. Pode parecer exagero exigir que você tenha um contrato para cada relacionamento com o contratado independente, mas há alguns acordos que precisam ser feitos por escrito. O contrato protege vocês dois em caso de uma disputa.
Algumas questões que precisam ser abordadas neste contrato e alguns termos que precisam ser incluídos :
- O escopo do trabalho, incluindo quando o trabalho deve ser feito e prazos
- Valores e prazos dos pagamentos, quando os pagamentos são devidos, o que acontece se os pagamentos não forem feitos.
- Quem é o dono do trabalho - o contratado ou a empresa contratante?
A parte mais importante deste contrato deve ser uma declaração de que essa pessoa é um contratado independente, não um funcionário.
Você também pode querer acordos adicionais
Dependendo do tipo de trabalho que está sendo feito e da sensibilidade das informações da sua empresa, você pode querer obter dois outros contratos: Um acordo de confidencialidade (não divulgação) e um contrato de não concorrência. Embora esses documentos não sejam exigidos por nenhuma agência do governo, eles podem ser uma coisa boa a se considerar com base no seu tipo de negócio e no tipo de contratado independente contratado.
O contrato de confidencialidade exige que o contratado mantenha em sigilo todas as informações sobre sua empresa que possam ser prejudiciais a você, caso tenham sido divulgadas.
O contrato de não concorrência estabelece as restrições para que o trabalhador contratado saia da sua empresa e leve seus clientes ou clientes para outra empresa.
Acontece com frequência que um contratado independente trabalhará para um empregador por algum tempo para adquirir habilidades e experiência e, em seguida, sair, descer a rua e levar alguns dos clientes do empregador. Para evitar que isso aconteça, muitos empregadores de empreiteiros independentes exigem um acordo de não concorrência.
Uma não concorrência restringe a capacidade de um ex-funcionário ou contratado de possuir uma empresa concorrente dentro de uma determinada área por um certo tempo depois de deixar o empregador e de realizar trabalhos que concorram diretamente com o antigo proprietário.
Mantendo registros em trabalhadores contratados
Você, como proprietário de uma empresa, não precisa entregar esses documentos a ninguém, mas se você for auditado pelo IRS ou precisar verificar o relacionamento, precisará produzi-los. Crie um arquivo para cada contratado independente contratado com esses documentos.