Localize, grave e proteja o conteúdo digital da sua empresa
É o século 21 e tudo é digital, isto é, online. No seu negócio, você tem ativos digitais que talvez você não tenha pensado. Esses ativos, como todos os seus ativos de negócios , são valiosos e devem ser protegidos.
O que são ativos digitais?
Sua empresa tem ativos - coisas de valor. Esses ativos incluem tudo, desde dinheiro e contas a receber , passando por equipamentos e veículos comerciais, até terrenos e edifícios.
Seu contador provavelmente incluiu o custo e o valor atual de seus ativos no seu balanço, mas talvez eles tenham esquecido os ativos digitais.
Ativos digitais são ativos que existem online. Alguns de seus ativos digitais podem existir em seus próprios servidores ou podem estar "na nuvem". Os ativos digitais incluem:
- Fotos comerciais que você criou. Eles podem ser fotos de seus negócios ou processos de negócios. Estes são ativos porque poderiam ser vendidos.
- Sites de negócios ou blogs . O conteúdo tem valor e a "aparência" do site pode ser valiosa se for registrada.
- Processos empresariais (em planilhas, por exemplo) desenvolvidos por seus funcionários e que podem ser duplicados e vendidos.
- Apps que sua empresa criou para vender ou para uso próprio.
- Listas de contatos de e- mail e listas de clientes ou clientes , incluindo listas de discussão de boletins informativos, têm valor porque podem ser vendidas.
- As assinaturas de periódicos on-line têm valor pelo prazo da assinatura.
- Propriedade intelectual - material protegido por direitos autorais, marcas registradas ou marcas de serviço (o logotipo da sua empresa, por exemplo), patentes. Esses ativos podem existir em forma de papel, mas na maioria das vezes são apenas digitais.
- Produtos em uma loja on-line , que fazem parte do seu inventário de negócios. Eles devem estar sob o seu controle, mesmo se eles estiverem armazenados online. Se você é um vendedor da Amazon , por exemplo, os produtos podem estar em seu depósito, mas você recebe a venda.
Por que os ativos digitais são importantes?
Como todas as coisas valiosas de sua empresa, os ativos digitais são de grande benefício para o seu negócio.
- Você pode reivindicar despesas relacionadas à compra e ao uso de ativos na declaração de impostos da empresa. O custo de ativos de curto prazo (suprimentos, por exemplo) pode ser tomado como uma despesa imediatamente, enquanto o custo de ativos de longo prazo (aqueles com duração de pelo menos um ano) pode ser contabilizado ao longo do tempo (por depreciação ou amortização).
- Você pode vender muitos desses ativos ou licenciá-los enquanto ainda os possui.
- Os ativos são valiosos para os investidores ou para quem compra seus negócios . O valor que alguém pode pagar para comprar sua empresa depende em grande parte do valor dos ativos da empresa.
- Alguns ativos digitais, como listas de clientes ou listas de assinantes de newsletters, são particularmente úteis no estabelecimento de boa vontade. O valor do goodwill de uma perspectiva contábil e de avaliação baseia-se nessas listas.
- Proteger registros contábeis e de funcionários on-line significa que eles estão disponíveis para auditorias . Não ter registros contábeis significa que você pode não ser capaz de comprovar deduções de despesas. Não ter registros de funcionários pode significar que você corre risco de multas e penalidades.
Onde começo a proteger meus ativos digitais?
Localize e liste. Comece fazendo uma lista abrangente de todos esses ativos.
Use a lista acima como ponto de partida, mas seja criativo. Pense em qualquer coisa que você tenha on-line ou no servidor da sua empresa que possa ser valiosa. Você está procurando coisas que são proprietárias (que sua empresa possui), coisas que ninguém mais tem e pode querer comprar - ou aceitar. Considere esses ativos digitais como possíveis itens à venda. Qual você gostaria de considerar valioso se estivesse comprando essa empresa?
Estabelecer a propriedade e o valor. Veja os ativos digitais listados. Quem os possui? Antes de proteger esses ativos, a propriedade específica deve ser estabelecida. Por exemplo, você pode provar que sua empresa possui e-mails de funcionários ou listas de e-mail? Verifique com um advogado para escrever políticas de estabelecimento de propriedade.
Embora possa ser difícil definir um valor específico para alguns dos ativos digitais da sua empresa, é uma boa ideia ter algum sentido desse valor mais cedo ou mais tarde.
Sim, o valor desses ativos digitais pode continuar mudando, à medida que você adiciona clientes à sua lista ou páginas ao seu website ou faz atualizações nos processos, mas um valor de linha de base pode ser definido por meio de avaliação . Encontre um avaliador de negócios que possa lhe dar uma estimativa agora. É muito mais fácil avaliar algo que existe do que algo que foi roubado ou destruído por um desastre como uma inundação ou incêndio.
Se você tiver produtos vendidos por meio de um vendedor on - line como a Amazon ou o eBay, leia o contrato para garantir a propriedade.
Crie acordos de proteção. Proteja seus ativos digitais por meio de acordos com aqueles que poderiam roubá-los. Considere ter funcionários, clientes e consultores assinando acordos de não divulgação. Esses acordos alertam outras pessoas de que o roubo de ativos digitais pode resultar em ação legal.
Registre sua propriedade. Muitos ativos digitais podem ser registrados para informar o mundo de sua propriedade. Fotos comerciais, processos e o conteúdo de sites e blogs podem ser protegidos por direitos autorais . Ativos digitais como logotipos e designs podem ser registrados. E não esqueça de patentes de processos.
Planeje o futuro. O que acontece com os ativos digitais da sua empresa se algo acontecer com você? Inclua seus ativos digitais nos contratos de sua empresa. Por exemplo, os ativos digitais pertencentes a uma parceria precisam ser contabilizados no contrato de parceria , juntamente com outros ativos. Se você tiver uma pequena empresa individual ou familiar, inclua esses ativos em seus planos de sucessão.
Cópia de segurança! É importante encontrar um sistema de backup para proteger todos os seus ativos digitais. Ter um backup de um backup não é uma loucura; A Lifewire sugere um sistema de backup duplo, usando vários discos rígidos externos. Você também pode querer um backup de disco rígido e um backup online para ter certeza disso.
Por fim, estabelecer protocolos para proteger ativos digitais
Agora que você configurou seu sistema de gerenciamento de ativos digitais , documente-o. Configure tarefas contínuas específicas para backups e cronogramas para revisões e atualizações.
Muito do seu negócio é online; mantê-lo cantarolando bem protegendo esses ativos digitais on-line