O que o empregado em movimento custa você deve pagar
É melhor ficar com reembolso apenas as despesas de mudança aprovadas pelo IRS como deduções de uma declaração de imposto de empregado.
De acordo com o IRS , as despesas de mudança dedutíveis para funcionários incluem
"despesas razoáveis de:
Mover bens domésticos e bens pessoais da antiga casa para a nova casa, e
Viajando (incluindo hospedagem) da antiga casa para a nova casa.
Os reembolsos de despesas não dedutíveis são sempre tributáveis ao empregado, mesmo que o reembolso possa se qualificar como um plano responsável (conforme descrito abaixo).
As Implicações Fiscais dos Reembolsos de Despesas Móveis de Empregados
Em geral, qualquer pagamento que você fizer aos funcionários é tributável, e o pagamento de despesas de mudança de funcionários é considerado um benefício tributável. Mas há uma maneira de tornar o benefício não tributável para o funcionário.
Se você quiser que as despesas de mudança do empregado não sejam tributáveis para o empregado (o IRS usa o termo "excluído" da tributação), você deve pagá-las através do que o IRS chama de plano responsável .
Nesse caso, o empregado paga as despesas e você as reembolsa.
Para atender aos critérios de um plano responsável, as despesas devem ser discriminadas e somente despesas específicas podem ser pagas. As despesas também devem ser para fins comerciais.
O funcionário deve ter pago ou incorrido despesas dedutíveis durante a execução de serviços como funcionário da sua empresa. Pode ser necessário documentar que a mudança é exigida pela sua empresa.
Existem também alguns procedimentos contábeis que devem ser seguidos para que o plano de reembolso seja
- O funcionário deve " contabilizar adequadamente essas despesas dentro de um período de tempo razoável". Ou seja, o empregado deve lhe dar recibos para todas as despesas.
- Se você está dando ao empregado um adiantamento sobre essas despesas, o empregado deve devolver qualquer excesso de dinheiro dentro de um período de tempo razoável.
Por exemplo, digamos que você avance US $ 5.000 para despesas de mudança e o empregado lhe dê recibos de US $ 3.660. O empregado deve dar um cheque pelo saldo (US $ 1.350). Se todos os critérios para um plano responsável não forem cumpridos, o plano não é um plano responsável. E " reembolsos por despesas não dedutíveis " (para o empregado) e subsídios para despesas diversas ou não especificadas são tributáveis ao empregado.
Apenas para ser absolutamente claro: Quaisquer reembolsos feitos a funcionários sob um plano inexplicável devem ser tratados como tributáveis (incluindo retenção na fonte), mesmo se o reembolso for para despesas que são dedutíveis para o funcionário. E quaisquer pagamentos não comprovados por recibos, mesmo que façam parte de um plano responsável, são tributáveis e sujeitos a retenção na fonte.
Retenção de impostos sobre a folha de pagamento na movimentação de pagamentos de despesas para funcionários
Se os pagamentos foram feitos de acordo com os critérios de um plano responsável e se todas as condições necessárias foram cumpridas, os pagamentos aos funcionários pelas despesas de mudança não estão sujeitos a retenção na fonte.
Os pagamentos de despesas móveis que não são feitos sob os critérios para um plano responsável (descrito acima) estão sujeitos à retenção para impostos federais sobre o rendimento, impostos FIC (Segurança Social e Medicare) e impostos federais de desemprego.
Relatório de Movimentação de Pagamentos de Despesas no Formulário W-2 de um Funcionário
Se o reembolso ao empregado atender a todas as condições de um plano responsável, conforme descrito acima, você não precisará incluir esses reembolsos no funcionário W-2. Se o empregado lhe der contabilidade adequada para as despesas, mas o excesso não for reembolsado, você precisará verificar com o seu serviço de folha de pagamento ou preparador de imposto para determinar como relatar os valores tributáveis e não tributáveis. Você deve informar o valor desse benefício quando preencher o relatório anual de impostos W-2 para o empregado do ano anterior.
A Patriot Software fornece mais esclarecimentos sobre como essas despesas são inseridas no formulário W-2 de um funcionário. Usaremos o exemplo acima, em que o funcionário recebe US $ 5.000 para despesas de mudança, recebe recibos de US $ 3.660 e mantém os US $ 1.350 restantes. O montante que o empregado mantém é tributável ao empregado. Assumiremos que esse pagamento é feito de acordo com os requisitos para um plano responsável, conforme descrito acima:
- Os $ 1.350 tributáveis estão incluídos na Caixa 1 do W-2 (e nas casas 3, 5 e 16, se tributados pelo estado ou cidade).
- A retenção do imposto de renda federal e estadual e os impostos do FICA devem ser calculados para os $ 1.350 tributáveis e incluídos nas caixas apropriadas no W-2.
- Você deve incluir os US $ 3.660 (o valor igual à quantia comprovada (por exemplo, a parte não tributável) na caixa 12 do Formulário W-2 usando o código “L.”
Para mais detalhes sobre como isso funciona, consulte a Publicação 15 do IRS (Circular E).
Dando um dinheiro extra ao empregado para despesas em movimento
Algumas empresas dão aos funcionários uma quantia fixa de despesas, dependendo do tipo de movimento e da distância. O pagamento ainda pode ser deduzido do seu negócio como despesa comercial.
Se você quer dar dinheiro a um funcionário para a mudança de despesas e deixar que o funcionário decida como esse dinheiro será gasto, você tem um plano não contábil, de acordo com os regulamentos do IRS. Nesse caso, conforme observado acima, se você não quiser que o funcionário tenha que mostrar os recibos, todo o pagamento será tributado ao funcionário como um benefício. Além disso, o imposto de renda federal e o imposto FICA devem ser retidos no pagamento.
Nesse caso, convém adicionar um valor adicional ao pagamento para ajudar o funcionário com os impostos adicionais que devem ser pagos. Isso é chamado de "faturar" um cheque, e é feito para dar ao funcionário o valor exato do pagamento, após os impostos.
Por exemplo, se você pagar a um funcionário US $ 2.000 em despesas de mudança, poderá fazer um cálculo de gross-up para dar mais de US $ 2.000 para cobrir os impostos extras. Patriot Software tem uma calculadora que pode ajudá-lo com isso.
Despesas de movimentação de funcionários são dedutíveis
O pagamento de despesas de mudança de funcionários é uma despesa de negócios dedutível para o seu negócio. As deduções de despesas de funcionários em movimento devem ser limitadas àquelas que o empregado poderia deduzir em sua própria declaração de imposto. Isso significa apenas os custos para mover os utensílios domésticos e as despesas de viagem para o novo local para o empregado e sua família.
Contando aos Funcionários sobre o Plano de Reembolso de Despesas Móveis
Como com qualquer outro benefício do empregado, todos os funcionários devem ser tratados da mesma forma. Você pode definir critérios para se qualificar para o plano por tipo de empregado (assalariado versus por hora, por exemplo), mas não pode dar a um empregado na mesma classificação mais benefícios do que outro.
É sempre uma boa ideia colocar esse tipo de benefício por escrito e incluí-lo em suas comunicações com os funcionários. O manual do funcionário ou o manual de políticas e procedimentos é um bom lugar para descrever o plano. Não se esqueça de incluir informações sobre as implicações fiscais deste benefício.
Ajudando os funcionários com suas deduções de despesas em movimento
A menos que você seja um preparador de imposto qualificado , dar conselhos fiscais aos funcionários sobre deduções de imposto de renda não é uma boa coisa a fazer. Incentive seus funcionários a obter aconselhamento fiscal profissional ou usar software fiscal profissional . Aqui estão algumas coisas que você pode fazer para ajudar os funcionários a entender esse benefício de despesas em movimento e como isso afetará seus impostos:
- Dê aos funcionários um pacote de realocação de trabalho que explique como e quando as despesas serão reembolsadas pela sua empresa.
- Dê aos funcionários a oportunidade de alterar sua retenção (no Formulário W-4 ) para contabilizar o pagamento inicial do reembolso.