O IRS diz que qualquer benefício ou pagamento fornecido a executivos que não seja fornecido a outros funcionários pode estar sujeito a tributação ao empregado.
Ao revisar essa lista de benefícios extras não monetários, dois fatores são discutidos:
- Se o benefício é ou pode ser dedutível para o empregador como uma despesa comercial. Para ser dedutível, você deve ser capaz de demonstrar ao IRS que a despesa era "comum e necessária" para o negócio.
- Se o benefício é tributável como remuneração (remuneração) ao empregado.
Se um benefício é tributável ao empregado, o valor é o valor que o funcionário teria que pagar por esse benefício em uma transação em condições normais de mercado.
Caixas no local esportivo
Se uma empresa compra ou aluga um camarote ou caixa de luxo em um local esportivo, a empresa não pode deduzir mais do que o preço do mesmo número de assentos regulares naquele local. Outras despesas associadas (catering, por exemplo), devem ser "ordinárias e necessárias" para o negócio ser dedutível como despesas de entretenimento .
Uma caixa comprada ou arrendada para o benefício de um executivo específico pode ser uma renda tributável.
Prêmios / Bônus
Prêmios ou bônus são considerados como compensação. Tenha cuidado ao fornecer pagamentos não monetários "em nome de" executivos. Se esses pagamentos parecem ser pessoais, eles não são dedutíveis para a empresa e são tributáveis para o executivo.
Participação no clube ou quotas do clube
As afiliações ao clube ou quotas de clube de todos os tipos não são dedutíveis, a menos que tenham um propósito comercial específico (um grupo de comércio, por exemplo). Isso inclui clubes sociais, esportivos, esportivos, de almoxarifados, companhias aéreas e hotéis. O objetivo do clube ("relacionado aos negócios") não é o nome que está controlando. Se o custo for dedutível, é uma receita tributável para o executivo.
Cartões de crédito da empresa
Muitas empresas permitem que os funcionários usem cartões de crédito para comprar itens para a empresa. Algumas empresas emitem cartões de crédito para executivos e pagam as contas sem exigir que o executivo mostre o objetivo do negócio. As despesas pessoais pagas através desses cartões de crédito para executivos são consideradas benefícios adicionais tributáveis e não podem ser deduzidas como despesas comerciais.
Sala de jantar executiva
As refeições fornecidas nas instalações do empregador e para conveniência do empregador podem ser excluídas do rendimento do executivo se o custo satisfizer o critério "de minimis" a ser excluído do rendimento do empregado.
Empréstimos para executivos
O IRS assumirá que um empréstimo a um executivo é realmente uma compensação, a menos que possa ser demonstrado que o empréstimo é de boa fé. Os fatores que mostram que um empréstimo é de boa fé são (1) a existência de uma nota promissória, (2) pagamentos em dinheiro em uma programação específica, (3) taxas de juros e (4) segurança.
O empréstimo deve ser listado como um recebível nos livros da empresa, e a taxa de juros deve estar na taxa de mercado. Empréstimos pessoais a executivos e diretores de companhias abertas são proibidos pela Lei Sarbanes-Oxley de 2002.
Descontos
Descontos na propriedade ou nos serviços fornecidos aos clientes devem ser fornecidos a todos os funcionários de forma não discriminatória. O IRS não permite descontos de empresas para diretores e contratados independentes . Não está claro neste artigo do IRS se esses descontos são tributáveis aos funcionários ou se o valor desses descontos é uma despesa de negócios dedutível para os empregadores.
Seguro de vida do cônjuge / dependente
O valor do cônjuge ou do seguro de vida dependente deve ser incluído no rendimento do executivo. Como não há finalidade comercial para esse benefício, provavelmente não é dedutível para a empresa.
Transporte / carro para uso do empregado
Se um empregador fornecer um carro ou outro veículo para uso do executivo, o valor pode ser excluído da renda até o montante que seria permitido como despesa comercial dedutível se o executivo pagasse pelo seu uso. O uso pessoal do executivo do veículo é tributável.
Estacionamento pago pelo empregador
Os passes de estacionamento e trânsito não são tributáveis para o empregado se os limites mensais específicos não forem excedidos. Verifique com o seu consultor fiscal .
Uso do funcionário da propriedade listada
Propriedade listada como laptops e telefones celulares. Se você fornecer um laptop para um executivo, mantenha registros detalhados para estabelecer o uso comercial de computadores que podem ser levados para casa ou mantidos em casa pelos executivos. Não há exceções de registro como "nenhum uso pessoal" disponível para computadores.
Telefones celulares e telefones de carro fornecidos para executivos também podem ser excluídos da renda de um executivo se registros detalhados forem mantidos mostrando a documentação do uso de negócios para compra e operação.
Realocação
As despesas de relocação pagas pelos empregadores são geralmente consideradas rendimentos tributáveis para os empregados. Apenas os custos de movimentação de pertences pessoais e de viagem para o novo local são dedutíveis. Custos como refeições e alojamento em quartos temporários não são dedutíveis. Além disso, outros custos pagos pelo empregador, como taxas de corretagem, impostos sobre propriedade, seguro, despesas de conserto e reembolso de perdas com relação à venda da casa anterior, são incluídos no rendimento bruto do empregado.
Férias
Se você pagar as férias de um executivo (hotéis, passagens aéreas e outras despesas), o valor das férias é considerado pessoal e deve ser incluído na renda bruta do executivo. O valor também não é dedutível para o empregador como despesa de negócios.
Cônjuge / dependente / outras viagens individuais com um executivo
Os pagamentos para um cônjuge, dependente ou outras pessoas físicas para viajar com um executivo não são despesas comerciais dedutíveis, a menos que (a) o indivíduo seja um empregado, (b) a viagem do indivíduo seja para fins comerciais de boa fé; as despesas seriam dedutíveis pelo indivíduo. Para justificar essas exceções, mantenha bons registros sobre a finalidade da viagem e o tempo gasto por essa pessoa para fins comerciais.
Planejamento financeiro, gestão de patrimônio
Os serviços de planejamento financeiro ou gestão de patrimônio fornecidos aos executivos são considerados um benefício adicional tributável. É duvidoso que eles se qualifiquem como despesas comerciais dedutíveis.
Serviços qualificados de planejamento de aposentadoria
Se você tiver um plano de aposentadoria qualificado, poderá fornecer aos funcionários serviços de planejamento de aposentadoria; esses serviços não são considerados como receita para os empregados. Sua empresa não pode discriminar em favor de executivos altamente compensados na prestação desses serviços.