Certifique-se de que seu evento de captação de recursos gere mais dinheiro do que os custos
No entanto, não se preocupe - reunimos os oito principais erros cometidos pela maioria das organizações sem fins lucrativos, os tipos de erros que levam a perdas e não a ganhos. Cobriremos esses erros e daremos conselhos úteis sobre como combater cada erro.
Agora, vamos aos negócios e encontrar soluções para cada uma dessas falhas:
Esperando muito tempo para começar a planejar
O primeiro erro é um passo em falso do novato. É fácil de fazer. E fácil de evitar. Sejamos honestos. Todos nós estivemos lá; Todos superestimamos nossas habilidades e subestimamos as dificuldades e os desafios ocultos de um evento. Assim, esperamos até que seja apenas um par de meses antes de idealmente gostarmos de organizar um evento para lançar algo juntos.
Esperar até o último minuto não beneficia ninguém, pelo menos, de toda a sua organização
Como você decide quando é o momento adequado para começar a planejar um evento? Começa com a determinação de seus objetivos de captação de recursos. Você deve primeiro se perguntar: "O que esperamos conseguir com este evento?"
A resposta irá fornecer-lhe um espaço para o seu evento de angariação de fundos. Se você pretende levantar milhares de dólares para um projeto em particular, você sabe que terá que dedicar muito mais horas para se preparar para isso.
Se, no entanto, você não tiver uma meta concreta em mente, talvez queira determinar uma antes de começar a planejar seu evento.
Em última análise, seu objetivo é o que vai ancorar o resto de suas decisões
Depois de identificar uma meta e determinar o escopo do seu evento, você pode começar a pesquisar a quantidade de tempo que cada tipo de evento pode levar (o planejamento de leilão silencioso, por exemplo, pode levar de 9 a 12 meses!).
Não há regra dura e rápida, infelizmente, quando se trata de escolher um momento para começar o planejamento. No entanto, quanto mais tempo você se doar, mais tempo você terá para respirar e consertar os buracos que você encontrar ao longo do caminho.
A correção simples
Dê-se pelo menos 6 a 12 meses para planejar qualquer evento de arrecadação de fundos. Em caso de dúvida, é melhor permitir mais tempo do que você acha que precisará.
Não escolhendo um tema para o Fundraiser
No final, um tema é simplesmente uma ideia unificadora. É o que une todos os seus esforços sob o mesmo guarda-chuva. A maioria das pessoas considera um tema algo como “Under the Sea” ou “Las Vegas Casino Night”. Na verdade, esses são ótimos temas. No entanto, eles não são as melhores ideias possíveis para o seu propósito.
Se você quiser arrecadar dinheiro de doadores, seu tema tem que vir de um lugar honesto. Tem que ter algum significado por trás disso
Dito isto, um tema tradicional pode ser retrabalhado para atender a esses critérios. Digamos, por exemplo, que este ano seja o ano em que você planeja crescer significativamente. Você quer comunicar isso aos participantes do evento. Mas como? Com um tema divertido, claro!
Imagine isso: um espaço para eventos de jantar para arrecadação de fundos que parece uma verdadeira floresta, cheia de árvores e vida selvagem, e o melhor de tudo, possibilidades.
Você adivinhou! O tema é "Crescer com a gente".
Os melhores temas são aqueles que são tão excitantes e instigantes
Lembre-se, o tema escolhido envia uma mensagem subconsciente para os participantes, então escolha sabiamente!
A solução simples: não importa que tipo de arrecadação de fundos você está planejando, nunca é demais apimentar com um tema divertido. Escolha um tema atraente e significativo e corra com ele!
Existem dezenas de ideias e temas para o evento a serem considerados.
Produtos de marca anteriores em seu evento
Pode ser fácil descartar produtos como parte do evento de captação de recursos. Eles parecem um custo extra sem muito benefício extra. O retorno do investimento (ROI) em produtos de captação de recursos é astronômico.
Se você pensar sobre isso, ter um produto de marca que os participantes do evento possam usar ou saborear nos próximos anos é virtualmente inestimável.
É publicidade dos seus doadores!
Além disso, os participantes do evento podem usar uma camiseta ou bebida de uma garrafa de água com o nome da sua organização em destaque (além dos nomes de seus patrocinadores) nos próximos anos. Se eles usarem esse produto por cinco anos, isso representará inúmeras oportunidades de publicidade.
Centenas de amigos, familiares e conhecidos podem ler a mensagem na camisa ou na garrafa de água e perguntar: “Sobre o que é essa organização?” Com alguma sorte, isso despertará seus interesses, e esses amigos e familiares procurarão obter envolvido com sua organização sem fins lucrativos.
Você pode estar pensando: “E quanto a excesso de estoque? O que fazemos sobre todos os extras que encomendamos? ”Afinal, uma camiseta precisa ser encomendada em vários tamanhos.
No entanto, o financiamento coletivo de seus produtos resolve a sobrecarga (e problemas de dimensionamento). No caso de camisetas, cada participante pode escolher seu tamanho, estilo e cor com antecedência. Dessa forma, você nunca tem nenhum acréscimo por aí, e todos recebem exatamente o que ele quer.
Por meio de uma plataforma de crowdfunding, cada participante pode escolher o item promocional que deseja, fazer um pedido e esse produto será enviado diretamente para ele.
A solução simples: se você ainda não o fez, inclua produtos de marca na sua estratégia de evento. A captação de recursos de produtos é mais do que apenas ótimas camisetas. Existem dezenas de ideias de produtos para escolher.
Fumbling com o patrocínio Ask
Não é segredo: por trás da maioria dos eventos significativos de captação de recursos, há pelo menos um grande patrocinador. O problema que muitas organizações sem fins lucrativos enfrentam é configurar essa pergunta inicial. É estranho pedir a uma empresa para patrocinar um evento, assim como é embaraçoso pedir dinheiro a qualquer pessoa. Isso não vem naturalmente.
Conselhos não são dinheiro para nada; eles são um acordo de parceria. Você tem algo que todo negócio consciente do mercado quer. Você tem uma causa digna.
Pesquisas de mercado mostraram que mais de 70% das pessoas mudariam as marcas para uma empresa que apoia uma boa causa. Além disso, uma esmagadora maioria das pessoas também recomendaria altamente qualquer produto ou empresa que se vincula a uma organização sem fins lucrativos de boa reputação.
Então, por que é tão difícil fazer a pergunta? Tudo se resume a falta de pesquisa. Para fazer o melhor pedir, você tem que saber o que você está falando, com quem você está falando e o que exatamente você tem a oferecer.
O primeiro passo é descobrir todas as conexões que você possa ter na empresa. Ter alguém no lado de dentro deve ajudar a esclarecer quais são os objetivos da empresa.
Se você ainda não possui conexões internas, não se preocupe. Você sempre pode entrar em contato com alguém e iniciar uma conversa informal. Uma entrevista informativa, se você quiser.
O próximo objetivo é descobrir quais são os objetivos de marketing de seus patrocinadores potenciais. O que eles querem de uma organização sem fins lucrativos como a sua? É exposição ao seu público? Alternativamente, é mais sobre a afiliação com uma boa causa?
Depois de saber tudo isso, você pode determinar o que você tem que trocar pelo patrocínio. Ter todas essas informações à mão evita atrapalhar o Ask
Além disso, no final do dia, um patrocinador em potencial deve se beneficiar tanto da parceria quanto da sua organização.
A solução simples: faça uma ampla pesquisa com antecedência para ter certeza de que você sabe exatamente o que pedir de seus possíveis patrocinadores - e o que oferecer em troca.
Escolhendo não segmentar seu banco de dados
Como você está fazendo a sua lista de convidados do evento (e marcando-a duas vezes), você pode estar se perguntando: “Quem é mais propenso a dar um presente significativo após este evento?” É uma ótima pergunta!
No entanto, se você parar de ponderar, pode estar perdendo ótimas oportunidades para responder à sua pergunta. O curso correto de ação é aprender mais sobre seus apoiadores e depois segmentar seu banco de dados de acordo. Você pode conseguir o primeiro passo realizando uma pesquisa prospectiva.
Existem várias abordagens que você pode adotar para examinar e avaliar seus doadores. Você pode DIY e tentar recolher informações da internet.
Ou você pode contratar um pesquisador em potencial ou um consultor. Você também pode enviar sua lista de doadores para uma empresa de seleção de pesquisas.
Em qualquer caso, deixe as informações que você coletar de sua pesquisa informarem suas decisões de segmentação. Digamos, por exemplo, que você realize uma pesquisa prospectiva e descubra que tem alguns doadores que seriam excelentes candidatos a grandes doações.
Você desejará segmentar seu banco de dados para enfatizar que esses doadores podem ser contribuintes significativos para sua organização sem fins lucrativos. Ter esse conhecimento também pode informar a maneira como você organiza os gráficos de assentos do evento de angariação de fundos.
Além disso, isso pode influenciar a maneira como você alcança os participantes individuais. Alguns participantes podem exigir um toque mais pessoal (um telefonema em vez de um e-mail) para convidá-los para o seu evento.
Sem essa pesquisa e separando seus doadores em categorias significativas, você pode ter gastado muita energia com os participantes que provavelmente não dariam. Pior ainda, você pode ter ignorado os apoiadores cruciais! Felizmente, agora você sabe a importância de fazer uma pequena escavação antes do tempo.
A solução simples: conduza uma pesquisa prospectiva sobre os participantes do seu evento e segmente seu banco de dados antes do evento, para que você nunca perca a oportunidade de administrar um grande doador em potencial.
Fazendo com que os participantes do evento de angariação de fundos esperem
Esse é mais um erro novato que, infelizmente, muitas organizações sem fins lucrativos fazem quando estão organizando um evento de arrecadação de fundos.
Como se costuma dizer: "Você perde mil dólares a cada minuto depois de nove horas." Ou seja, enviar seus convidados para casa mais cedo ou mais tarde.
Os participantes do evento de angariação de fundos não querem ser mantidos em cativeiro para sempre. Eles têm vidas, filhos e empregos, e não querem passar seis horas no seu evento, por mais maravilhoso que seja.
Na verdade, seus apoiadores amam sua organização. Eles não apareceriam em seu fundraiser ou encontrar maneiras de doar à sua causa de outra forma. No entanto, isso não significa que você possa prender a atenção deles para sempre.
Claro, existem várias formas de incrementar seu próximo evento de arrecadação de fundos, mas até mesmo o “evento principal” mais cativante não pode justificar uma campanha de arrecadação de fundos com duração de várias horas a mais do que o esperado.
Quando em dúvida, nunca é demais cortar um bom evento um pouco curto. Você pode querer manter os bons momentos rolando, mas tire uma página do manual dos Beatles e saia enquanto estiver à frente.
A solução simples: mantenha seus eventos de angariação de fundos curtos, doces e diretos. Você sempre quer deixar seus convidados querendo mais!
Não pedir uma doação de participantes
Isso pode ser óbvio, e você pode estar se perguntando por que está nessa lista. No entanto, para dizer a verdade, a maioria das organizações sem fins lucrativos nunca sai e diz o que deseja. Eles nunca pedem doações, mesmo quando acham que têm.
Muitas organizações sem fins lucrativos vão dar de ombros e dizer: “Pedi apoio!”. Com toda a honestidade, isso não é suficiente. Se você nunca pede doações de seus partidários, se você nunca é específico sobre suas necessidades, como você pode esperar que elas sejam feitas para você?
A melhor maneira de corrigir esta discrepância é aprofundar-se nas especificidades do seu evento de levantamento de fundos. Conte aos seus participantes tudo sobre seus objetivos e aspirações grandiosos. Deixe-os entrar no planejamento de suas próximas iniciativas.
Eles provavelmente estão curiosos sobre os projetos que você pretende resolver. Além disso, eles querem saber como podem ajudar - como podem entrar no térreo do bom trabalho que você está realizando.
Peça aos doadores por sua ajuda. Diga-lhes que suas doações são importantes e que cada dólar conta para alcançar os sonhos de sua organização sem fins lucrativos.
Pode parecer pouco natural a princípio pedir dinheiro, mas seus doadores prefeririam saber a verdade do que continuar, sem saber como poderiam ajudar de verdade a sua causa.
A solução simples: faça perguntas diretas dos participantes do seu evento. Você pode se surpreender com o quão positivas são as respostas.
Esquecendo de agradecer seus doadores graciosos
Um dos maiores erros que muitos levantadores de fundos cometem é não agradecer aos participantes e doadores do evento. Ou, se o fizerem, não agradecerão aos doadores da maneira correta. Por exemplo, se um doador der US $ 10 após um evento de arrecadação de fundos, é perfeitamente aceitável enviar um e -mail de agradecimento .
No entanto, se um grande doador der US $ 5 mil para sua organização sem fins lucrativos, você pode apostar que um e-mail não é suficiente. Uma carta de agradecimento bem pensada está em ordem. Além disso, um telefonema formal para reconhecer sua contribuição generosa pode estar em ordem.
O ponto é: Para proporcionar a melhor experiência de mordomia possível, é importante considerar cada um de seus doadores como indivíduos. Também é importante reconhecer que reconhecer seus doadores é o que os mantém voltando à sua organização .
Na verdade, os doadores costumam citar a falta de comunicação e / ou gratidão como motivo para deixar uma organização sem fins lucrativos. Não só o que você diz importa, mas também importa quando você diz isso.
A melhor prática para agradecer aos participantes do evento é enviar os seus agradecimentos dentro das primeiras 48 horas após o fundraiser. Em termos práticos, isso significa que você deve enviar um agradecimento geral por e-mail primeiro e depois passar para formas mais personalizadas, como telefonemas e cartas de agradecimento enviadas pelo correio.
A solução simples: certifique-se de agradecer aos doadores com antecedência, com frequência e de uma maneira que atenda ao envolvimento deles com a sua organização.
Embora possa haver alguns erros que uma organização sem fins lucrativos poderia facilmente fazer com um evento de arrecadação de fundos, há também tantas soluções rápidas. Use essas soluções e você pode organizar um evento de arrecadação de fundos com a confiança de que você arrecadará mais dinheiro do que gasta.