Como manter um registro de milhagem para reivindicar as despesas com veículos motorizados

by Susan Ward

Você deve ter um livro de registro para substanciar suas reivindicações de despesas de automóvel

Se você tiver usado um ou mais de seus veículos para obter receita comercial no último ano, poderá reivindicar as despesas relacionadas como uma despesa comercial em seu imposto de renda nos EUA e no Canadá usando um registro de milhagem. ( O que despesas com veículos motorizados você pode reivindicar sobre imposto de renda? Detalha as despesas que você pode reivindicar e como reivindicá-las.) Mas, como sempre, se você quiser deduzir essas despesas, você precisa ser capaz de substanciar sua reivindicação com evidências no forma de um livro de registo de quilometragem automóvel.

Como manter um registro de milhagem

Tanto o Internal Revenue Service (IRS) quanto a Canada Revenue Agency (CRA) declaram que manter um registro preciso de viagens de negócios mantido por um ano inteiro é a melhor evidência que você pode ter para apoiar suas reivindicações de despesas com veículos motorizados.

As informações a seguir devem ser registradas no livro de registro toda vez que o veículo for usado para fins comerciais:

a data,
O ponto de partida,
o destino,
o propósito da sua viagem;
a quilometragem inicial do veículo,
o veículo terminando a milhagem,
o total de milhas (ou quilômetros no Canadá) dirigido.

Exemplo de registro de milhagem

Livros de registro de milhagem normalmente estão disponíveis em lojas de material de escritório ou você pode usar o seguinte modelo que pode ser copiado em um documento do Word, Excel ou similar selecionando o texto e usando copiar / colar (usando o Windows, delineie o texto a ser selecionado com o mouse, e pressione CTRL-C para copiar e CTRL-V para colar).

**Registro de despesas / milhagem do veículo Ano__________ Odômetro em 1º de janeiro _____________**
Encontro	Início de Milhagem	Quilometragem Fim	Quilometragem Total	Objetivo comercial	Park $	Pedágio $	Outros $

Rastreamento de Milhagem Automático

A inserção manual de informações de viagem em um livro de registro é tediosa, principalmente se você faz muitas viagens de negócios. Felizmente, existem vários aplicativos de rastreamento de milhagem disponíveis para smartphones Apple e Android que usam os telefones GPS para acompanhar cada milha / quilômetro dirigido para fins comerciais.

Por uma pequena taxa mensal, o aplicativo registrará suas informações de viagem de negócios e permitirá que você faça o download de um resumo de milhagem de sua declaração de impostos. Alguns dos aplicativos de rastreamento de milhagem mais populares incluem:

MileIQ (IOS e Android)
Registro de despesas de milhagem (somente IOS)
TripLog (IOS e Android)

Uso comercial versus pessoal

Tanto o IRS como o CRA estão atentos a pedidos excessivos de uso comercial de veículos pessoais - alegando que a maior parte ou a totalidade da quilometragem do seu veículo para uso comercial é uma forma segura de atrair um exame extra das autoridades fiscais e uma possível auditoria . (Veja 10 bandeiras vermelhas que farão sua pequena empresa canadense ser auditada .)

Portanto, quando chegar a hora de reclamar as despesas comerciais de seus veículos, você precisará saber quantas milhas ou quilômetros não relacionados a negócios percorreram, e a maneira mais fácil de fazer isso é descobrir quantas milhas ou quilômetros você conduzido ao longo do ano comparando a leitura do odômetro do seu veículo no final do ano fiscal com o que era no início do ano.

Então, uma vez que você tenha seus dados para o ano, para calcular suas despesas com veículos, você precisa calcular todas as milhas / quilômetros que você dirigiu para uso comercial ao longo do ano.

Seu uso pessoal é a quilometragem total do ano menos a milhagem de negócios.

Boas notícias para contribuintes canadenses - você pode usar um registro de milhagem simplificado CRA como prova

Agora, a Agência Canadense de Rendimentos permite que os pequenos empresários reduzam a manutenção de registros de seus diários de bordo e usem um diário de bordo de três meses para extrapolar o uso comercial durante o ano inteiro.

Para usar um logbook simplificado:

Você deve ter mantido anteriormente um registro de milhagem por um ano completo para estabelecer o uso comercial de um veículo no ano base.
Você deve ter mantido este diário por um ano completo em 2009 ou em um ano posterior.
Seu uso comercial de seu veículo para o ano em que você está usando o diário de bordo simplificado deve estar dentro de 10% dos resultados do uso comercial de seu veículo registrado no ano base.

O CRA também diz que as empresas terão que mostrar que o uso do veículo no ano base permanece representativo de seu uso normal.

Todas essas coisas sendo verdadeiras, você poderia manter um diário de bordo por apenas três meses e calcular seu uso de negócios multiplicando o uso comercial conforme determinado no ano base pela razão entre o período de amostra e o período do ano base. , usando esta fórmula:

(% Do período do ano da amostra ÷% do período do ano base) x ano-base anual% = uso anual calculado das empresas

Observe que, para fazer isso, você terá que saber qual porcentagem do seu uso de negócios foi para o período de três meses em particular no ano que você está usando como um ano base para que você possa compará-lo ao seu novo período de ano de amostra.

Então, se, por exemplo, eu mantiver um registro de milhagem CRA simplificado para janeiro, fevereiro e março do último ano fiscal, eu também preciso saber qual foi a minha porcentagem de uso comercial do meu veículo em janeiro, fevereiro e março durante meu ano base. quando eu mantive um registro de milhagem para o ano inteiro.

Aqui está um exemplo:

Suponha que eu mantivesse um diário de bordo simplificado para os primeiros três meses do ano e descobrisse que meu percentual de uso de veículos é 64%.

Volto para o meu log completo de milhagem anual para o ano fiscal de 2015, que escolhi usar como ano base, verifico os registros de janeiro, fevereiro e março, e descubro que meu percentual de uso de veículos durante esse tempo foi de 68%. Minha porcentagem de uso do meu veículo para fins comerciais durante todo o ano base foi de 70%.

Então, aplicando a fórmula para extrapolar meus três meses de dados no meu diário de bordo simplificado para cobrir o ano inteiro:

(64% ÷ 68%) x 70% = 65%

Portanto, 65% é o uso anual de negócios de percentual de veículos que estou reivindicando usando meus dados simplificados do diário de bordo - um número que será aceitável para a Agência de Receita do Canadá porque está dentro da faixa permitida de variação de 10%.

Para obter mais detalhes sobre como reivindicar despesas comerciais relacionadas ao uso de seu veículo para obter receita de negócios, consulte O que as despesas com veículos motorizados você pode reivindicar sobre o imposto de renda no Canadá?