Medo do Relatório Anual de Chute
Embora as organizações sem fins lucrativos se reportem à Receita Federal com seus anos 990s anuais , elas também sabem que devem produzir uma publicação que apresente suas realizações aos seus apoiadores e ao público em geral.
Um relatório anual pode ajudá-lo a demonstrar suas realizações para doadores atuais e futuros, cultivar novas parcerias e dar reconhecimento a pessoas importantes.
No entanto, as organizações sem fins lucrativos muitas vezes lutam com o que deve ser incluído em um relatório anual e o que deve ser deixado de fora.
Os relatórios anuais também mudaram significativamente ao longo do tempo.
Uma vez que brochuras bastante pesadas foram escritas em linguagem que apenas pessoas de dentro possam entender, os relatórios anuais agora falam para um grupo mais amplo de pessoas e usam textos fáceis de compreender, além de muitas outras fotos e infográficos.
Relatórios anuais vêm em todos os formatos, tamanhos e apresentações. Muitos são publicados em sites, em vez de impressos e enviados por correio. Um relatório anual pode ser um vídeo, um cartão postal ou uma apresentação de slides. Muitos relatórios anuais tornam-se o caso da organização sem fins lucrativos para apoiar uma campanha de arrecadação de fundos.
Os relatórios anuais podem nem ser chamados assim. Eles podem ser um "relatório para nossa comunidade" ou um "chamado à ação". Eles costumam usar temas para organizar as informações, como "um dia na vida de" ou "transformação".
A chave para um relatório anual de sucesso hoje pode ser simplesmente usar sua imaginação, procurar muitos exemplos de instituições de caridade semelhantes às suas e descobrir o que seu público gosta.
Um público mais jovem vai adorar algo digital, enquanto um grupo de doadores mais antigos pode preferir uma abordagem mais tradicional.
As dez dicas a seguir ajudarão você a desenvolver um excelente relatório anual sem fins lucrativos, esteja você fiel ao que já foi testado e aprovado ou ultrapasse os limites de toda a mídia disponível para você.
Concentre-se em realizações, não em atividades.
Os doadores querem saber o que você fez, mas mais importante, eles querem saber por que você fez isso.
Quais foram os resultados ? Por que você gastou seu tempo e dinheiro do jeito que você fez? Que diferença isso fez?
Conecte as atividades diárias da sua organização à sua declaração de missão . Não assuma que os leitores entenderão automaticamente como suas atividades o ajudarão a atingir sua missão. Ligue os pontos para eles.
Pare de falar sobre coisas internas.
Obter uma conexão de internet de alta velocidade no escritório e um novo software de contabilidade podem ser grandes realizações de onde você se senta em sua mesa, mas elas não têm nada a ver com sua missão.
Inspire os doadores com realizações relacionadas à sua missão em seu relatório anual e deixe todos os itens administrativos do seu relatório para o seu conselho.
Não se gabar de suas realizações de captação de recursos.
Os doadores esperam que você arrecade dinheiro, mas as realizações de arrecadação de fundos não devem ser comemoradas em seu relatório anual no mesmo nível de seus resultados relacionados à missão.
Os leitores preferem saber o que você fez com o dinheiro do que como você o criou. Embora seja apropriado incluir informações sobre o andamento dos esforços de captação de recursos, é melhor colocar essas informações na seção financeira do relatório, e não na frente e no centro.
Inclua fotos no relatório anual.
Sim, as fotos valem mais que mil palavras.
Muitas pessoas que lêem seu relatório anual não o leiam. Então, mostre a eles o que você tem feito com o uso liberal de fotos. Essas fotos devem mostrar as pessoas ou animais que você ajuda, não seus membros do conselho, CEO ou principais doadores. Os doadores de hoje esperam uma história sua, e essa história pode ser contada ainda melhor com ótimas fotos.
Invista em uma boa câmera digital ou gaste algum dinheiro em um fotógrafo profissional. Também é bom usar a fotografia de estoque se você estiver em um orçamento apertado, contanto que você escolha essas imagens com cuidado. Digite 'royalty free stock photos' em seu mecanismo de busca favorito e você encontrará inúmeros sites. Suas fotos devem ter rostos mais que coisas.
Escreva legendas que contam sua história.
Agora que você os visualizou, conte uma história com suas legendas.
Não diga apenas o que está na foto. Conecte a foto a uma realização.
Se as pessoas não lerem nada além das legendas em seu relatório anual, elas ainda devem ter uma noção do bom trabalho que você fez no ano passado.
Inclua perfis pessoais.
Os doadores adoram histórias reais sobre pessoas reais. Resumos gerais do seu trabalho colocarão seus doadores para dormir.
Explique o que você realizou globalmente e, em seguida, humanize suas estatísticas com alguns perfis pessoais. Destaque como seu trabalho ajudou um indivíduo em particular . Compartilhe a história de um voluntário de como eles fizeram uma diferença positiva.
Explique suas finanças.
Muitos de seus doadores não saberão ler uma demonstração financeira ou não terão tempo para lê-la. Inclua um parágrafo ou dois que explique em inglês claro o que as tabelas dizem. Tente colocar algumas dessas informações em um infográfico. O próprio ato de projetar um infográfico força você a simplificar e simplificar um pouco mais. O texto sobre números faz os olhos das pessoas brilharem. Um infográfico chama a atenção deles, e esses números provavelmente serão lembrados.
Quais números você deve incluir? Que tal de onde vem o seu dinheiro e como você o gasta? Quantas pessoas você alcançou? Quais são suas principais estratégias de captação de recursos? Você criou alguma tática de economia de custos este ano?
Se você precisar de mais espaço para fotos e infográficos, apare as listas de doadores no relatório anual.
As organizações sem fins lucrativos precisam encontrar um equilíbrio entre usar o espaço em seu relatório anual para discutir suas realizações e usá-lo para reconhecer os doadores.
Se até metade do seu relatório anual for uma lista de doadores, você deve considerar redimensionar as listas para ter mais espaço para textos e fotos. Doadores menores podem ser reconhecidos de outras maneiras, como listas em boletins informativos. Considere também homenagear os doadores de outras formas, como por exemplo, chamando-os nas redes sociais ou publicando fotos deles depois de um evento.
Verifique com atenção as suas listas de doadores.
Não há melhor maneira de sabotar uma doação futura do que soletrar o nome do doador errado em seu relatório anual. Se você não tiver certeza sobre um nome, não adivinhe. Verifique com o doador.
Além disso, verifique cuidadosamente os nomes de agências governamentais e fundações que lhe deram subsídios . Os nomes que as pessoas chamam de organizações na conversa geralmente são curtos para os nomes legais completos que pertencem ao seu relatório anual.
Diga aos doadores como eles podem ajudar.
Nunca deixe um suporte em potencial pendurado, imaginando como eles podem ajudá-lo. Depois de ter inspirado seus leitores com os bons trabalhos em seu relatório anual, conclua dizendo-lhes como eles podem ajudá-lo a fazer mais.
Como eles podem apoiá-lo com seu dinheiro ou tempo? Peça-lhes para se voluntariarem . Lembre-os das opções de doação planejadas . Conte-lhes sobre presentes de estoque. Oriente-os a usar seu cartão de crédito para doar. Seja claro sobre as melhores maneiras de ajudar.