Agendando a Auditoria
O segurador de indenização do trabalhador provavelmente iniciará o processo de auditoria logo após a expiração da política de remuneração do trabalhador.
Você pode receber uma carta de sua seguradora ou um telefonema da pessoa designada para conduzir sua auditoria. Seu auditor designado deve agendar a auditoria em um momento conveniente para você. A data deve estar longe o suficiente para que você tenha tempo suficiente para coletar as informações que o auditor precisará. Peça ao auditor para lhe fornecer um resumo dos dados que ele irá requerer para realizar a auditoria.
Observe que o auditor designado pode ou não ser um empregado da seguradora. Algumas seguradoras mantêm um departamento de auditoria interno com funcionários próprios. Outros terceirizam a função de auditoria para uma empresa de auditoria independente. O processo deve ser o mesmo se a auditoria é realizada por um empregado da seguradora ou de um contratado.
Registros que você precisará
O auditor precisará de várias informações financeiras para o período coberto pela política que está sendo auditada. Aqui está o tipo de informação que você pode ser solicitado a fornecer:
- Livro contábil
- Formulários de impostos, particularmente formulários 941 e 944, Retorno de imposto federal dos empregadores (trimestral e anual, respectivamente)
- Registros de desembolsos de caixa
- Pagamentos por serviços prestados por contratados independentes. O auditor precisará verificar se esses trabalhadores não são seus funcionários.
- Pagamentos por serviços prestados por subcontratantes
- Certificado de seguro para cada subcontratado que você contratou
- Formulários W-2 e 1099
- Descrição do trabalho para cada trabalhador. Certifique-se de descrever com precisão os deveres do trabalhador.
- Descrição de suas operações comerciais
- Registros da folha de pagamento para o termo da política. O auditor precisará verificar todas as fontes de pagamento fornecidas a cada trabalhador (salário, bônus, etc.).
- Limitações na folha de pagamento aplicáveis a executivos, parceiros, proprietários únicos, etc., cobertos pela política
- Sua planilha de avaliação de experiência
Depois de coletar os dados necessários, você precisará organizá-los. Coloque todos os seus registros de folha de pagamento (como formulários W-2, recibos de pagamento e registros de horas extras) juntos para que as informações sejam facilmente acessadas. Da mesma forma, coloque todas as informações relacionadas a subcontratados, incluindo valores de pagamento e certificados de seguro, em um só lugar. Seus esforços serão recompensados, tornando a auditoria mais fácil e rápida.
O que está incluído na folha de pagamento?
O prêmio de compensação do trabalhador é calculado multiplicando-se uma taxa vezes sua folha de pagamento e dividindo o resultado por 100. O NCCI e a maioria das autoridades estaduais de remuneração referem-se à folha de pagamento como remuneração . Esses termos são freqüentemente usados de forma intercambiável. Ambos significam o valor monetário dos serviços que seus funcionários fornecem à sua organização.
Os custos incluídos na remuneração variam um pouco de estado para estado. No entanto, eles geralmente incluem o seguinte:
- Salários brutos e salários, incluindo salários retroativos e salários
- Comissões Isso inclui o total de comissões recebidas por um trabalhador e qualquer empate contra comissões.
- Bônus, incluindo planos de bônus em ações
- Férias, férias e pagamento por doença
- Pagamento de hora extra. Em todos os estados, exceto alguns, a remuneração inclui horas extras calculadas na taxa de tempo certo. Por exemplo, suponha que a taxa horária normal de um trabalhador seja de US $ 20 por hora. Se o trabalhador receber US $ 600 por 20 horas extras, você incluiria apenas US $ 400 do pagamento de horas extras.
- Pagamentos feitos por você que, de outra forma, teriam sido retidos do pagamento dos funcionários, conforme exigido por lei para a Previdência Social, Medicare ou um plano de pensão.
- Pagamento aos trabalhadores em uma base diferente do tempo trabalhado. Exemplos são trabalho por peça, participação nos lucros ou planos de incentivo.
- Pagamento ou subsídios para ferramentas manuais ou ferramentas manuais que os trabalhadores usam para executar seus trabalhos
- Valor de aluguel de um apartamento ou casa fornecido a um funcionário. Além disso, o valor de outras acomodações e refeições recebidas por um trabalhador como parte de seu pagamento
- Pagamentos deduzidos do pagamento bruto dos trabalhadores por aposentadoria, cafeteria ou planos de poupança
- Folha de pagamento para funcionários de subcontratados não segurados (veja comentários abaixo)
O que é excluído da folha de pagamento?
Há uma série de custos que são normalmente excluídos quando a folha de pagamento é calculada com o objetivo de classificar o seguro de compensação dos trabalhadores. Embora variem por estado, eles geralmente incluem o seguinte:
- Dicas e outras gratificações recebidas pelos funcionários
- Pagamento de indenização (diferente do tempo trabalhado)
- Descontos em bens adquiridos do empregador
- Despesas de negócios reembolsadas
- Pague pelo serviço militar ativo
- Subsídios uniformes
Classificações
Uma das principais tarefas do auditor é garantir que o negócio segurado seja devidamente classificado. Os sistemas de classificação de compensação de trabalhadores são projetados para categorizar empresas , não funcionários individuais. O auditor analisará as operações da sua empresa para determinar se a classificação básica listada em sua política está correta.
A classificação básica é a classificação que melhor descreve seu negócio em geral. Isso geralmente é o mesmo que a classificação governante (a classificação atribuída à maior parte da folha de pagamento). Por exemplo, suponha que você opere uma oficina mecânica. Alguns de seus funcionários trabalham com tornos, enquanto outros operam furadeiras ou máquinas de estampar. As atividades específicas realizadas por seus funcionários podem variar de trabalhador para trabalhador. No entanto, todos eles se encaixam em sua classificação básica, a Oficina de Máquinas.
Alguns funcionários podem executar tarefas que exigem classificações separadas. Por exemplo, sua oficina mecânica emprega um funcionário administrativo que desempenha seu trabalho em um escritório fechado longe de outros trabalhadores. Este funcionário provavelmente teria a classificação Clerical Office Employee, em vez de Machine Shop.
Os sistemas de classificação de compensação de trabalhadores são extremamente complexos. Seu auditor pode reclassificar sua empresa de uma maneira que você não entende ou que não faz sentido para você. Neste evento, peça ao auditor uma explicação. Se você ainda estiver confuso sobre as mudanças, peça ajuda ao seu agente ou corretor .
Encontro com o Auditor
Para conduzir a auditoria, o auditor precisará se encontrar com você ou com um representante confiável de sua empresa. Se você delegar essa tarefa a outra pessoa, certifique-se de que ela:
- conhece bem o seu negócio
- compreende todas as fases das operações da sua empresa
- sabe quais tarefas são executadas por cada funcionário
- compreende a política de compensação de trabalhadores da sua empresa, incluindo as classificações que contém
- compreende os registros financeiros da sua empresa, incluindo os dados da folha de pagamento, para que ele possa responder a perguntas do auditor
Ao se encontrar com o auditor, você ou seu representante deve ser cooperativo e responder às perguntas do auditor tão bem quanto possível. Não ofereça informações que não foram solicitadas.
Como muitas empresas, sua empresa pode contratar uma firma de contabilidade externa para lidar com suas funções de contabilidade e folha de pagamento. Seu contador deve se reunir com a auditoria em seu nome? A resposta é não. Seu contador pode fornecer ao auditor os registros financeiros de que ele precisa para fazer a auditoria. No entanto, o auditor precisará visitar suas instalações para realizar uma auditoria física.
Subcontratados
Muitos estados têm leis que impõem responsabilidade aos contratantes que contratam subcontratados sem seguro. Essas leis se aplicarão a você se sua empresa operar como contratada e terceirizar o trabalho para outras pessoas.
Por exemplo, suponha que sua empresa, a ABC Construction, contrate um subcontratado chamado P & J Plumbing para fazer trabalhos de tubulação em um edifício que você está reformando. Um funcionário da P & J é ferido no trabalho e tenta arquivar uma reivindicação de compensação dos trabalhadores. No entanto, a P & J não comprou cobertura de compensação aos trabalhadores. Na maioria dos estados, o trabalhador acidentado pode buscar benefícios sob a política de remuneração do trabalhador.
As seguradoras são obrigadas por lei a fornecer benefícios aos empregados de subcontratados não segurados. Assim, seu auditor revisará seus documentos fiscais e procurará 1099 formulários emitidos para subcontratados. Ele ou ela verificará se você obteve um certificado de seguro de cada subcontratado que contratou. Se qualquer subcontratado que você contratou não forneceu evidências de seguro de compensação de trabalhadores, o auditor cobrará um prêmio adicional pela cobertura de seguro do contratado.
A taxa cobrada por um subcontratado não segurado depende do tipo de trabalho executado pelo subcontratado. Por exemplo, se o subcontratado realizou o trabalho de cobertura, a taxa para a classificação de cobertura aplicável será usada. A taxa será aplicada a todo ou parte do custo do trabalho subcontratado. Se o dinheiro que você pagou ao subempreiteiro era somente para trabalho, então o custo total (dividido por 100) será usado como base do prêmio.
Contratante Versus Subcontratado
Se a sua empresa não é uma contratada, você é responsável por danos sofridos por funcionários de contratados independentes contratados? A resposta é geralmente não. O contratante opera um negócio que é independente do seu. Assim, o contratado é responsável por fornecer benefícios de compensação aos trabalhadores para seus próprios funcionários feridos.
Por exemplo, suponha que você tenha uma loja de varejo. Você contrata um Fabulous Flooring, um empreiteiro de pisos, para arrancar um antigo piso de linóleo em sua loja e substituí-lo por um novo. Você delineia o resultado que você quer (um novo andar) e Fabulous faz o trabalho. Um supervisor fabuloso supervisiona os trabalhadores do piso. O supervisor define os horários de trabalho e determina como os funcionários realizam seu trabalho. Se um funcionário Fabulous é ferido ao instalar seu novo piso, Fabulous (não sua empresa) deve ser responsável para o trabalhador.
Existem algumas situações em que uma empresa pode ser responsabilizada por danos a funcionários de um contratado independente. Assim, você deve insistir para que todos os contratados independentes contratados forneçam evidências de que eles compraram um seguro de compensação para os trabalhadores.