Prêmio estimado
Seu prêmio de compensação de trabalhadores é calculado multiplicando uma taxa multiplicada por sua folha de pagamento e dividindo o resultado por 100. Por exemplo, suponha que sua folha de pagamento seja de US $ 500.000 e a taxa seja de US $ 0,10. Seu prêmio é de 500.000 X1 / 100 ou US $ 500.
O prêmio pago no início do período da apólice é um valor provisório. É uma estimativa baseada em suas folhas de pagamento projetadas para o próximo ano. Depois que sua apólice expirar, sua seguradora realizará uma auditoria para determinar suas folhas de pagamento reais para esse ano. Sua seguradora então ajusta seu prêmio. Se a folha de pagamento real exceder a folha de pagamento estimada, você poderá receber um prêmio adicional. Se a folha de pagamento real for menor que a folha de pagamento projetada, você poderá receber um prêmio de devolução.
Finalidade da Auditoria
As auditorias são realizadas para garantir que os empregadores dos prêmios pagam pelo seguro de compensação dos trabalhadores com precisão refletem seus riscos. As seguradoras verificam se os empregadores estão devidamente classificados e se as folhas de pagamento usadas para fins de classificação estão corretas. Se a política do empregador contiver as classificações ou folhas de pagamento erradas, o empregador pode estar pagando muito ou pouco, em relação a outros empregadores, pelo seguro de compensação dos trabalhadores.
Muitos estados obrigam as seguradoras a auditar todas as políticas de compensação dos trabalhadores cujo prêmio anual estimado excede um determinado limite, como US $ 10.000. Os departamentos de seguros estatais realizam verificações periódicas para garantir que as seguradoras estejam realizando as auditorias necessárias.
Obrigação Contratual
A maioria das políticas de compensação de trabalhadores, incluindo o formulário padrão do NCCI , contém uma cláusula que aborda as auditorias.
No formulário NCCI, esta cláusula está localizada na Parte Cinco, Premium. Afirma que o empregador deve permitir que a seguradora audite a política a qualquer momento dentro de três anos após a expiração da apólice. A seguradora tem o direito de examinar quaisquer registros relacionados à política. Isso pode incluir livros contábeis, declarações fiscais e registros de folha de pagamento.
As políticas de compensação dos trabalhadores também contêm uma provisão referente às inspeções. No formulário NCCI, esta provisão está localizada na Parte Seis, Condições. Isso dá à seguradora o direito de inspecionar os locais de trabalho do empregador a qualquer momento. O objetivo dessas inspeções é avaliar a segurabilidade do seu negócio e coletar informações sobre a folha de pagamento. Inspeções de compensação de trabalhadores não se destinam a inspeções de segurança.
Uma apólice de seguro é um contrato legal . Quando você adquire cobertura de compensação de trabalhadores, você é contratualmente obrigado a cumprir as disposições de auditoria e inspeção da apólice. Se a sua seguradora pedir para visitar sua instalação ou solicitar informações atualizadas sobre a folha de pagamento, você deve enviar suas solicitações. Não fazer isso pode constituir quebra de contrato. Sua seguradora pode responder a sua recusa cancelando sua apólice ou recusando-se a renová- la.
Isso pode afetar negativamente seu modificador de experiência .
Tipos de Auditorias
Existem vários tipos de auditorias de compensação de trabalhadores. Os tipos de auditorias disponíveis podem variar de estado para estado e de seguradora para seguradora.
- Auditoria de Correio O tipo mais simples de auditoria. Auditorias de correio podem ser permitidas para pequenos empregadores que não geram muito prêmio. No entanto, as auditorias de correio podem estar indisponíveis para os empregadores em determinadas profissões (como coberturas), independentemente do seu tamanho.
- Auditoria Preliminar Conduzida quando uma política é escrita pela primeira vez com uma nova seguradora. As auditorias preliminares são geralmente realizadas no local. Sua finalidade é garantir que as classificações e folhas de pagamento adequadas sejam usadas na política.
- Auditoria de telefone Usado por algumas seguradoras. A seguradora pode enviar um formulário para preenchê-lo e devolvê-lo à seguradora. Quando a seguradora recebe as informações, ela agenda uma ligação telefônica para você com um auditor para discutir as informações que você forneceu.
- Auditoria de campo Uma auditoria física realizada em suas instalações. O objetivo é coletar a folha de pagamento e outras informações que a seguradora usará para calcular seu prêmio final.
- Auditoria provisória Pode ser realizada se a sua empresa tiver mudado de alguma forma, talvez iniciando uma nova operação. As auditorias interinas também são usadas por grandes empregadores que desejam relatar sua folha de pagamento mensal ou trimestral, em vez de uma vez por ano. Essas auditorias geralmente são realizadas por correio. Uma auditoria física é realizada no final do período da apólice.
- Auditoria de teste Realizada por uma autoridade de compensação dos trabalhadores do estado para verificar os resultados da auditoria obtidos pela seguradora . As agências estaduais conduzem auditorias de teste para garantir que os auditores de seguros estejam utilizando o sistema de classificação e classificação de forma adequada. As agências também querem garantir que as seguradoras estejam usando planos de classificação aprovados pelo birô (quando a aprovação prévia é necessária).
Fraude por um empregador
O cumprimento do pedido de informação da sua seguradora não é sua única obrigação como segurado. Você também deve fornecer dados precisos . Se você fornecer intencionalmente informações falsas à sua seguradora, poderá ser processado pelo departamento de seguros do seu estado por fraude de seguro . Aqui estão alguns exemplos de ações que podem ser consideradas fraudulentas:
- Subnotificação da sua folha de pagamento com a intenção de reduzir seu prêmio
- Fornecendo descrições de trabalho falsas a um auditor de seguros
- Fornecer declarações fiscais falsas ou outros relatórios financeiros
- Escondendo o fato de que você contratou subcontratantes
- Fornecer certificados de seguro falsificados para subcontratados
Depois que uma auditoria for concluída, sua seguradora enviará um relatório. Idealmente, as folhas de pagamento mostradas no relatório não serão substancialmente diferentes das folhas de pagamento estimadas listadas na sua política. Infelizmente, isso nem sempre é o caso. Se as projeções da folha de pagamento fossem muito baixas, a auditoria pode ter gerado um grande prêmio adicional. O relatório de auditoria também pode mostrar alterações em suas classificações. Se o auditor determinou que sua empresa foi classificada incorretamente , ele pode ter adicionado novos códigos de classe ou removido os existentes.
Disputas de Auditoria
Os segurados nem sempre concordam com os relatórios de auditoria. Um relatório pode conter erros, como o modificador de experiência incorreto ou os valores incorretos da folha de pagamento. Como alternativa, pode mostrar alterações de classificação com as quais você não concorda.
Se não estiver satisfeito com os resultados de uma auditoria, entre em contato com sua seguradora imediatamente. A maioria das seguradoras fornece instruções sobre como contestar uma auditoria. Estes podem ser incluídos em seus documentos de política. Certifique-se de seguir as instruções da seguradora com cuidado. Envie sua reclamação por escrito dentro do prazo especificado pela seguradora. Descreva o problema em detalhes. Por exemplo, se você acha que o auditor usou a classificação errada, explique seu raciocínio e sugira uma alternativa. A seguradora analisará sua reclamação e decidirá se uma revisão é garantida.
Se uma auditoria gerou um prêmio adicional, mas você contestou os resultados da auditoria, sua obrigação de pagar o prêmio adicional deve ser suspensa até que a disputa seja resolvida. Se a seguradora não resolver o problema para sua satisfação, você pode apelar da decisão da seguradora para o conselho de compensação de trabalhadores do estado.